تدوین استراتژی قدردانی در سازمان
اگر مطالب قبلی ما در خصوص قدردانی سازمانی را مطالعه کرده باشید، الان باید در جایگاهی باشید که بدانید این مفهوم برای سازمان به چه معناست و چرا باید به آن اهمیت بدهید. پیش از این به وفور در خصوص رابطۀ قدردانی با دلبستگی و احساس تعهد افراد به مجموعه صحبت کردیم و به این نتیجه رسیدیم که پرداختن به آن، یکی از راه‌حل‌های ارزان، کم دردسر و پربازده برای سازمان به منظور بهبود عملکرد کارکنانش خواهد بود. سوال بدیهی در این موقعیت این است که چطور باید از این دانسته‌ها در مقام مدیر منابع انسانی استفاده کرد؟ جواب این سوال این است که باید یک استراتژی جامع به شکل یک برنامه برای تقدیر از کارکنان طراحی شود و بر اساس آن، تصمیم‌گیری‌ها و جهت‌گیری‌ها مشخص شود. در این مطلب به بررسی تدوین استراتژی قدردانی در سازمان و نکات مهمی که با آن مرتبط می‌شوند، می‌پردازیم تا هرچه بیش‌تر با این حوزه آشنا شوید.اهمیت داشتن استراتژی قدردانی در سازمان
برای رسیدن به یک نتیجه هیچ چیز بهتر از برنامه‌ریزی دقیق و منظم نیست. فرقی نمی‌کند هدف موردنظر شخصی یا سازمانی باشد، در هر صورت برای دست‌یابی به آن بهتر است مراحل و نظم معینی در نظر بگیرید. این همان کاری است که استراتژی بر عهده می‌گیرد: شفاف‌سازی مراحل، فرایندها و فعالیت‌هایی که باید برای مجموعه‌ای از اهداف مشخص با یک ترتیب و نظم از پیش تعیین شده انجام شوند. پس داشتن یک برنامۀ مدوّن که همۀ جوانب را در نظر بگیرد برای رسیدن به هدف‌تان لازم است. همین موضوع در خصوص قدردانی سازمانی هم مصداق دارد؛
بدون برنامه، تلاش‌هایتان برای بهبود عملکرد و دلبستگی کارکنان به وسیلۀ تقدیر از آنها نه تنها موثر نیست بلکه بیش‌تر این موضوع را تداعی می‌کند که مدیریت سازمان به صورت هیجانی و بی‌منطق تصمیم به انجام کارهای مختلف می‌گیرد.
حال این سوال پیش می‌آید که آیا می‌توانم استراتژی مخصوص سازمان را خودم تدوین کنم؟
مطمئناً جواب این سوال مثبت است، اما چالش‌هایی که در این مسیر با آنها روبرو می‌شوید، قابل توجه خواهند بود.
اگر تجربۀ قبلی از تدوین استراتژی نداشته باشید علاوه بر اینکه با مشکلات جدی در ایجاد نمونۀ اولیۀ آن روبرو می‌شوید، هنگامی که باید بازخورد بگیرید و بر اساس آن برنامه را اصلاح کنید هم گیج می‌شوید.
فرض کنید بازخوردها به شما نشان می‌دهد که برنامۀ تدوین‌شده قادر نبوده به طور موثر در کارمندان انگیزه برای فعالیت بهتر ایجاد کند. راه‌حل چیست؟
آیا باید بودجۀ برنامه را افزایش بدهید؟ آیا باید نوع قدردانی را تغییر دهید؟ چطور است برنامۀ فصلی را به برنامۀ ماهیانه تغییر دهید؟
پاسخ دادن به این سوال‌ها کار راحتی نیست. پیشنهاد ما این است که به سراغ شخص یا مجموعه‌ای بروید که در خصوص تدوین چنین برنامه‌هایی تجربه و تخصص داشته باشد.
مجموعۀ ریکو قادر است چنین خدماتی را در اختیارتان قرار دهد و ابهامات مطرح‌شده را برطرف نماید؛ با این حال در ادامه برای آن دسته از افرادی که به توانایی خودشان اعتماد دارند، گام‌های ایجاد یک استراتژی قدردانی بهینه را مطرح می‌کنیم.
طراحی برنامۀ قدردانی در سازمان
هیچ ساختار استانداردی برای این کار وجود ندارد؛ با این حال کسانی که در این زمینه مجرب و متخصص هستند، فرایندها و مراحل معینی را به‌تجربه مشاهده کرده‌اند که باید حین تدوین برنامه زیر ذره‌بین شما باشند. اطلاع داشتن از این گام‌ها و مراحل الزاماً به این معنا نیست که می‌توانید بدون هیچ مشکل و چالشی برنامۀ موردنظرتان را اعمال کنید، اما می‌تواند کلیتی از آنچه باید انجام شود در اختیارتان قرار دهد. پس این موارد را در نظر داشته باشید، اما آنها را قوانین ثابت غیرقابل تغییر به حساب نیاورید! در این قسمت به 10 گام برای ایجاد استراتژی قدردانی بهینه می‌پردازیم و به طور خلاصه بحث می‌کنیم که هر کدام باید دارای چه ویژگی‌هایی باشند.گام 1: تعیین هدف
اول از همه باید هدفی که برنامه دنبال می‌کند را مشخص کنید. چرا وقت، انرژی و بودجه صرف می‌شود تا این برنامه عملی شود؟ هرچه باشد، نمی‌توانید یک ساختار قدردانی سازمانی را یک شبه راه‌اندازی کنید و باید مدت قابل توجهی درگیر آن باشید. انتخاب چند هدف کوچک و بزرگ برای برنامه‌ای که تدوین می‌کنید کمک بسیاری می‌کند که تصمیم بگیرید چه اندازه باید آن را بسط دهید و برایش نیروی انسانی و منابع مالی در نظر بگیرید.گام 2: تعیین ویژگی‌های اصلی برنامه
ویژگی‌هایی که برنامۀ شما باید داشته باشد رابطۀ مستقیم با شرایط مجموعه دارند. در سازمان‌هایی که فضای رسمی و خشک‌تری دارند، برنامه باید نتیجه‌محور، عمومی و منظم باشد و در دوره‌های زمانی مشخصی به تقدیر از کارکنان بپردازد. در طرف مقابل کسب و کارهایی که فضای سهل‌گیر و صمیمانه‌ای دارند، می‌توانند بر روی ویژگی‌های شخصیتی کارمندان، غافلگیرکننده بودن و پتانسیل خاطره‌سازی برنامه متمرکز شوند. تنها چند نکته وجود دارد که باید در تمام برنامه‌ها مشترک باشد و آنها عبارتند از:- منظم بودن: یعنی تعداد دفعات تقدیر از کارکنان در یک بازۀ معین باید مشخص باشد.
- ادامه‌دار بودن: یعنی باید برنامه تا زمان به نتیجه رسیدن ادامه پیدا کند. در صورتی که این ویژگی را نادیده بگیرید به سرعت اعتماد و دلبستگی سازمانی کارکنان کهنه‌کار خود را از دست می‌دهید.
- عادلانه بودن: یعنی باید برنامه بدون توجه به محبوبیت کارمندان تلاش‌های آنها را مورد تقدیر قرار دهد.
- ارزشمند بودن: یعنی قدردانی در نظر گرفته شده باید در چشم کارمندان ارزش تلاش و پشتکاری را که می‌گذارند، داشته باشد.
گام 3: تعیین بودجه
حالا که اهداف و ویژگی‌های برنامه مشخص شد، وقت آن رسیده بودجه و سرمایه‌ای که می‌خواهید برایش صرف کنید، تعیین شود. نکتۀ مهم این است که حتماً مقداری سرمایه برای مخارج پیش‌بینی نشده هم در نظر بگیرید. نامشخص بودن بودجه گرچه به‌خودی‌خود می‌تواند زیان‌آور باشد، اما در نظر نگرفتن مخارج اضافی باعث می‌شود که حسابداری ناگهان شما را با لیست بلندبالایی از هزینه‌های جانبی و صورت‌حساب‌های پیش‌بینی نشده غافلگیر کند. پس حتماً وقت کافی برای تعیین بودجۀ برنامه صرف کنید.گام 4: تعیین ویژگی موقعیت‌هایی که مشمول قدردانی می‌شوند
«چه زمانی، تحت چه شرایطی و چه کسانی باید مورد تقدیر قرار بگیرند؟» این سوال، گام چهارم را به طور خلاصه شرح می‌دهد. فرض کنید یکی از تیم‌های زیردست شما پروژۀ مهمی را با موفقیت به انجام رسانده و سود قابل توجهی را نصیب شرکت کرده است. طبق برنامه باید از این تیم و اعضای آن قدردانی کنید. اما این قدردانی باید به چه شکل انجام شود؟ آیا باید فقط از سرپرست تیم تقدیر کنید؟ قطعا نه. آیا باید از همۀ اعضای تیم به طور یکسان تقدیر شود؟ باز هم جواب منفی است. پس چطور باید سهم عادلانۀ هر کدام از اعضای تیم را مشخص کرد؟ باید در این گام این موضوع را مشخص کنید. از آنجایی که تقدیر از کارکنان پس از دست‌یابی به یک موفقیت برجسته، دارای بازۀ زمانی کوتاهی است و نباید آن را بیش‌تر از یکی دو هفته به تعویق انداخت، در این گام باید از قبل مشخص شود که چگونه از کارکنانتان و عملکرد آنها تقدیر خواهید کرد.گام 5: درگیر کردن مدیران
برنامه‌ریزی برای یک استراتژی کامل نیازمند آن است که همۀ مدیران در بخش‌های مختلف در جریان آن باشند و بدانند که با چه برنامه‌ای درگیر می‌شوند. جدا از اینکه نظرات آنها به عنوان رهبران تیم‌های مختلف سازمان اهمیت دارد، باید به این موضوع هم توجه کنید که در نهایت برنامه باید با همکاری آنها عملی شود. بنابراین وقتی که برنامه سر و شکل مناسبی گرفت، وقت آن است که مدیران و سرپرست‌های تیم‌ها را در جریان جزئیات آن قرار دهید تا هم جهت اجرای آن توجیه باشند و هم از آنها بازخورد بگیرید و در صورت نیاز برنامه را اصلاح کنید.
گام 6: ساده‌سازی استراتژی
حالا مهم است که برنامه تا حد امکان برای درک کارمندان ساده شود. مهم نیست سیستم شما چقدر برای تعیین شرایط قدردانی پیچیده باشد، باید در نهایت سعی کنید برنامه در هنگام ارائه دادن به کارمندان جزء به راحتی قابل درک بوده و دست‌یابی به شرایط آن برای همه شفافیت داشته باشد. نشانۀ موفقیت شما در ایجاد یک برنامۀ بهینه این است که پس از آغاز کردن آن، با هیچ سوالی از طرف کارکنان عادی روبرو نشوید که به اصل طرح و نحوۀ اجرای آن مربوط شود.گام 7: ایجاد اعتماد متقابل میان مدیران و کارمندان
این گام رابطۀ نزدیکی با گام 5 دارد. مدیران پایین‌دستی و سرپرست‌های تیم‌ها مسئول کمک به شما برای اجرای برنامه هستند، پس اگر مطمئن شوید که میان آنها و نیروهای تحت امرشان اعتماد متقابل وجود دارد، می‌توانید نتایج بهتری بگیرید. چه بسا نادیده گرفتن این موضوع باعث می‌شود که از فرد اشتباهی تقدیر کنید و هیچ چیز بدتر از نادیده گرفته شدن تلاش‌های صادقانۀ یک کارمند در این طرح نیست. پس اهمیت این گام را دست‌کم نگیرید.
گام 8: آزمودن رابطۀ برنامه با فرهنگ سازمانی
برنامه را با فرهنگ سازمانی مجموعه بیازمایید و مطمئن شوید که با آن هماهنگ است. مفهوم این گام این است که نباید رفتارهای پیش‌بینی شده در فرهنگ، با روش تقدیر از کارکنان تداخل پیدا کند. در محیط رسمی و اداری با قوانین سفت و سخت، نمی‌توانید یک برنامۀ صمیمی و دوستانه یا جشن و پایکوبی در نظر بگیرید. پس باید به هماهنگی آن با ذهنیت کلی سازمان‌تان هم توجه داشته باشید.
گام 9: راه‌اندازی استراتژی
حالا وقت آن رسیده که استراتژی را به طور رسمی آغاز کنید. یک بیانیۀ رسمی که به اطلاع همۀ کارکنان برسد در این مرحله بسیار مهم است. باید حتما با مدیران پایین‌دستی و سرپرست‌های تیم‌هایتان ارتباط داشته باشید تا برنامه به ملایم‌ترین و کم‌دردسرترین حالت ممکن راه‌اندازی شود. دقت کنید که تیم منابع انسانی شما باید بر تمام پروسه نظارت داشته باشد و بتواند آن را کاملاً کنترل و هدایت کند.گام 10: دریافت بازخورد، اصلاح مشکلات و ارتقاء برنامه
بعد از مدتی که از آغاز طرح گذشت، باید از مدیران و کارکنان بازخورد بگیرید، اصلاحات موردنیاز را انجام دهید و به ارتقاء برنامه بپردازید. این گام عملا تا هر زمان که بخواهید طرح را ادامه دهید باید ادامه پیدا کند و مرحله‌ای است که به راحتی نمی‌توانید آن را متوقف کنید. هرچند هزینه و فشار کاری چندانی هم به شما وارد نمی‌کند و نیازی هم نیست که دائماً در فاصله‌های زمانی کوتاه آن را اجرا نمایید.
تیتر: 10 گام برای تدوین استراتژی قدردانی سازمانی
- تعیین هدف
- تعیین ویژگی‌های اصلی برنامه
- تعیین بودجه
- تعیین خصوصیات موقعیت‌هایی که مشمول قدردانی می‌شوند
- درگیر کردن مدیران
- ساده‌سازی استراتژی
- ایجاد اعتماد متقابل میان مدیران و کارمندان
- آزمودن رابطۀ برنامه با فرهنگ سازمانی
- راه‌اندازی استراتژی
- دریافت بازخورد، اصلاح مشکلات و ارتقاء برنامه
بدون دیدگاه