چگونه کارمندان را تشویق کنیم؟ 

اگر مطالب قبلی ما به خصوص در زمینۀ قدرشناسی سازمانی را دنبال کرده باشید، حالا دیگر به روشنی می‌دانید که تقدیر از تلاش‌ها و زحمات کارکنانتان در سازمان اهمیت فراوانی در حفظ روحیۀ آن‌ها و کاهش نرخ خروج‌شان از مجموعه دارد.

با وجود این وقتی در خصوص تشویق کارکنان صحبت کردیم، بیش‌تر به اهمیت درک وجود آن پرداختیم. این مطلب جایی است که به جای نگاه سطحی، به عمق این مسئله نگاه می‌کنیم.

اینکه چگونه باید کارمندان را تشویق کنیم؟ چه نظریه‌ها و راه‌هایی برای آن وجود دارد؟ با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم.

 

اهمیت تشویق کارکنان

گرچه پیش از این به تفصیل در خصوص اهمیت تشویق کارکنان در مطالب مربوط به قدرشناسی سازمانی صحبت کرده‌ایم، اما بررسی اجمالی این موضوع خالی از لطف نیست.

تشویق کارکنان در سازمان، تا زمانی که دلیل موجهی داشته باشد، از بسیاری جهات اثرات مثبت به دنبال دارد. جدا از تقویت اعتماد به نفس در کارکنان، این کار باعث می‌شود که کارکنان پایین‌دستی به این باور برسند که تلاش‌ها و زحمات‌شان دیده می‌شود و مدیریت، مزد این زحمات را می‌دهد.

یک خط تولید تمام‌مکانیزه را در نظر بگیرید. در این خط تولید، ارزش هر کدام از ماشین‌آلات صرفاً با اهمیت کاری که انجام می‌دهد، مشخص می‌شود.

منبع تغذیه و مواد اولیه به دستگاه داده شده و خروجی تحویل گرفته می‌شود، بدون اینکه هیچ ارتباط دیگری با ماشین برقرار شود. اما در سازمان‌ها نمی‌توان چنین تفکری را در پیش گرفت.

مدیری که کارکنانش را در قالب ماشین‌آلات می‌بیند و معتقد است که صرف پرداخت حقوق و مزایا برای تضمین عملکرد ایده‌آل آن‌ها کافی است، در درازمدت چندان موفق نخواهد بود.

شما نیاز دارید به کارکنان این حس را بدهید که در تفکر سازمان، ورای ماشین هستند. احساس «انسان بودن» در این موقعیت به شدت می‌تواند در بازدهی افراد، موثر باشد و راه را برای موفقیت‌های بیش‌تر و پیشرفت سریع‌تر کارکنانتان فراهم کند.

جدا از اثر مثبتی که در کیفیت کاری کارمندان‌تان خواهید دید، نرخ خروج آن‌ها هم با این روش پایین می‌آید. به عبارت دیگر، حالا کارکنانتان میل بیش‌تری به ادامۀ فعالیت در سازمان دارند و احتمال اینکه از مجموعه جدا شوند کم‌تر است.

دلبستگی سازمانی که از این طریق به دست می‌آید سرمایۀ مهمی است. پس علاوه بر اینکه کارمندان شما ترغیب به رشد و فعالیت بیش‌تر و بهتر می‌شوند، پس از پیشرفت هم در مجموعه باقی خواهد ماند و بنابراین سازمان شما با موفقیت، نیروهای نخبه و دلبسته به مجموعه تربیت می‌کند.

اگر حرف ما را سند در نظر نمی‌گیرید، می‌توانیم به سراغ یک کتاب معتبر برویم. (کتاب رهبری از بالای خط (پیمان هفتم))

رهبری از بالای خط، کتابی به قلم جیم دثمر است که از تأثیرگذارترین سخنرانان و مربی‌های حوزۀ رهبری جمعی می‌باشد که شیوه‌های مختلف رفتاری مدیران در موقعیت‌های گوناگون و لزوم تحت کنترل نگه داشتن این رفتارها را مطرح می‌کند.

نویسنده در این کتاب این موضوع را مطرح می‌کند که برای رهبری موفق، باید بتوانید واکنش طبیعی خود در برابر موقعیت‌های گوناگون را به شکلی وفق دهید که همواره به موفقیت سازمان ختم شود.

برای مثال، در واکنش به نارضایتی کارمندان، پیش‌بینی نویسنده این است که یک مدیر تلاش می‌کند کارکنانش را با مشت آهنین کنترل کند.

چنین رفتاری در ادبیات کتاب «رهبری از پایین خط» گفته می‌شود، یعنی رهبر مجموعه بدون توجه به علل رویداد و پتانسیل آن برای رشد ساختار مدیریتی خود صرفاً می‌خواهد مشکل را از سر راه بردارد.

اما زمانی که مدیر، رویدادها را به چشم فرصت ببیند و علاوه بر رفع موقت آن‌ها به مزایای بلندمدت یادگیری و توسعۀ سیاست‌های خود هم فکر کند، به «رهبری از بالای خط» رسیده است.

رهبری از پایین خط بسته، محدود و تدافعی است و در درازمدت به ضرر سازمان خواهد بود، در حالی که رهبری از بالای خط زمینه‌ساز پیشرفت سازمان است.

این کتاب، موفقیت در ایجاد این روحیه در خود را حاصل «پیمان»هایی می‌داند که مدیران دربارۀ خود و دیگران با خود می‌بندند و با انتخاب مختارانه و آگاهانۀ این پیمان‌ها، نسبت جدیدی با خود و محیط پیرامون برقرار می‌کنند.

در میان پانزده پیمان که این کتاب مطرح می‌کند، پیمان هفتم «قدردان بودن» است. به عبارت دیگر جیم دثمر معتقد است باید حس قدردانی از دیگران را در خود پرورش دهید تا بتوانید رهبر بهتری باشید.

یک رهبر ایده‌آل حتی در شرایط بحرانی متوجه کارکنان تلاشگر و زحمت‌کش خود می‌شود که ورای آنچه وظیفه دارند برای موفقیت مجموعه وقت می‌گذارند.

چنین کارکنانی باید تقدیر شوند تا هم اعتماد به نفس و دلبستگی آن‌ها به مجموعه افزایش پیدا کند و هم این موضوع برای همۀ کارکنان اثبات شود که حتی در شرایط سخت، اگر وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند، در سطوح بالای سازمان به این امر توجه خواهد شد.

پس تشویق کردن و تقدیر از عملکرد کارمندان حتی از نظر بزرگان حوزۀ رهبری و مدیریت هم مورد توجه قرار گرفته است. حالا که دیگر برایتان روشن شده است که چرا نباید این موضوع را پشت گوش بیندازید، وقت آن رسیده که به سراغ روش‌های تشویق کارکنان برویم.

 

راه‌های تشویق کارکنان

 

1. آموزش

آموزش مهم‌ترین و ساده‌‌ترین فاکتوری است که همیشه کارکنان را به پیشرفت بیش‌تر ترغیب می‌کند. آموزش دادن یکی از ابزارهای تشویق کارکنان به شمار می‌رود، اما برای کارفرما نیز مزایای خاص خودش را دارد؛

چرا که کارمندان باانگیزه، بیش‌تر فعالیت می‌‌کنند، در تخصص خود مهارت بیش‌تری پیدا می‌کنند و می‌توانند عملکرد سازمان را ارتقاء بدهند.

به عنوان یکی از تحقیقات در این زمینه، شرکت بیمۀ سیگما در آمریکا طی مطالعات خود به این نتیجه رسیده است که فراهم کردن پلتفرم‌های آموزشی و تلاش برای رشد و پیشرفت کارکنان از نظر اقتصادی برای سازمان‌ها به شدت سودآور است، چون تا 129% برگشت سرمایه را تضمین می‌کند.

تنها کافی است روی رشد و تقویت کارکنانتان کار کنید تا هم آن‌ها با مشاهدۀ اهمیت دادن شما، دلبستگی سازمانی بیش‌تری پیدا کنند و هم به تخصص آن‌ها برای انجام وظایف در مجموعه کمک قابل توجهی شود.

2. قدردانی فردی

قدرشناسی فردی بدیهی‌ترین روش تشویق است و زمانی به شدت مورد توجه قرار می‌گیرد که برایتان مسلم می‌شود یک فرد به تنهایی کاری شایستۀ تقدیر انجام داده است.

این قدرشناسی به شیوه‌های گوناگونی قابل انجام است. برخی سازمان‌ها به پاداش‌های مالی مانند اضافه حقوق، کارت‌های هدیه و هدایای نقدی علاقه دارند، در حالی که برخی دیگر اهمیت مزایا و امتیازات خاص را مطرح می‌کنند.

در برخی موارد، بسته به ویژگی‌های وظیفه‌ای که بر عهدۀ فرد قرار گرفته است، مرخصی‌های اضافی و تعطیلات هم می‌توانند جذابیت منحصربه‌فردی داشته باشند.

تقدیر از فرد باید حتماً جنبۀ عمومی داشته باشد تا نشان‌دهندۀ اهمیت دادن مدیران باشد. اگر کارت هدیه برای فرد تهیه کرده‌اید، آن را در حضور دیگران و با اعلام علت فراهم نمودنش تحویل بدهید.

تدارک دیدن یک مراسم تقدیر با حضور کارکنان برای کارکنان برتر و کهنه‌کار، هم روحیۀ آن‌ها را بالا خواهد برد و هم به همکاران‌شان نشان خواهد داد که شما تلاش و کوشش را نادیده نمی‌گیرید. این نوع مشوق بیش‌تر از دو نوع دیگر در ایجاد حس «انسان بودن» در کارکنانتان موثر خواهد بود.

3. قدردانی تیمی

نه فقط یک نفر، بلکه کل تیم شما عملکرد ایده‌آلی داشته‌اند و پروژه‌هایی که به آن‌ها محول شده است با همکاری یکدیگر و به نحو احسن به سرانجام رسانده‌اند.

حالا دیگر تقدیر تک‌به‌تک گزینۀ مناسبی نیست و باید از کل تیم تشکر کنید. اینجاست که طرح‌های مشوق عمومی را باید در نظر بگیرید. دسته‌بندی این فعالیت‌ها کار دشواری است، بنابراین به طور موردی چند طرح را مثال می‌زنیم:

• برگزاری یک مهمانی، گردهمایی یا جشن برای تقدیر از کارکنان
• یک/ چند روز مرخصی برای کل مجموعه
• تهیۀ وعده غذا برای کل مجموعه
• تعیین وقت استراحت اضافی برای همۀ کارکنان
• فراهم کردن امکانات رفاهی بیش‌تر در محیط کار
• پاداش مالی برای کل مجموعه (کارت هدیه، اضافه حقوق و…)

مورد مرخصی شاید به نظرتان عجیب بیاید، اما در شرکت‌های بزرگی مانند ادوبی این مورد به دفعات به کار گرفته شده است.

بسته به اینکه فعالیت تشویقی مدنظرتان چیست و کار انجام شده توسط تیم چقدر برایتان ارزش دارد، می‌توانید گزینه‌ای که با آن راحت‌تر هستید را انتخاب کنید. گاهی کاری به سادگی فراهم کردن یک آب‌سردکن جدید هم می‌تواند مشوق کارکنان شما باشد.

جمع‌بندی

در این مطلب به بررسی چگونگی تشویق کارکنان پرداختیم. ابتدا اهمیت آن را همراه با هم مرور کردیم و سپس با نیم‌نگاهی به کتاب رهبری از بالای خط نوشتۀ جیم دثمر، به سراغ راه و روش‌هایی رفتیم که می‌توانید از کارکنانتان تقدیر کنید.

اگر می‌خواهید کمی بیش‌تر در علل و فلسفۀ اهمیت این حوزه ورود کنید، پیشنهاد می‌کنیم به سراغ مطلب ما در خصوص قدرشناسی سازمانی بروید.

با مطالعۀ این قبیل مطالب، مدیران در خواهند یافت که مدیریت کارکنانشان با اندکی توجه به جزئیات، می‌تواند برای سازمان به شدت سودآور و مفید باشد، بنابراین پیشنهاد می‌کنیم اهمیت آن‌ها را جدی بگیرید.