چگونه فرهنگ سازمانی را ارتقاء دهیم؟
یکی از مهم‌ترین مسائلی که سازمان‌ها با آن روبرو هستند، نواقص واضح و دردسرساز فرهنگ سازمانی آن‌هاست.
برای بسیاری از مدیران که به تازگی هدایت یک مجموعه را بر عهده می‌گیرند مقابله با این نواقص باید در اولویت قرار بگیرد، اما اغلب یا اهمیت این امر دست‌کم گرفته می‌شود یا برنامۀ مدوّنی برای آن تهیه نمی‌شود.
در این مطلب به این موضوع می‌پردازیم که چرا ارتقاء فرهنگ سازمانی اهمیت دارد و چگونه باید این کار را انجام دهید.
فرهنگ سازمانی در مدیریت منابع انسانی
شاید بد نباشد اول از همه با مفهوم این عبارت آشنا شویم. هر محیطی که برای انجام یک هدف معین مجموعه‌ای از افراد با سلایق و عقاید مختلف را دور هم جمع می‌کند، خواسته یا ناخواسته دارای فرهنگی مختص خود است.
در این فضا منظورمان از فرهنگ، مجموعۀ اصول، رفتارها و عملکرد کارکنان در ارتباط با یکدیگر، مشتریان و تأمین‌کنندگان است.
این مفهوم، چارچوب نحوۀ کارکرد سازمان را مشخص می‌کند و اگر می‌خواهید مجموعۀ شما موفق شود، باید همۀ اعضا و کارکنان، درک کلی و مشخصی از آن داشته باشند.
فرهنگ سازمانی دستی نامرئی است که مجموعه را هدایت می‌کند و شکل می‌دهد. گالوپ نیز معتقد است که فرهنگ، به سادگی به «چگونه کارها را در اینجا انجام می‌دهیم» خلاصه می‌شود (What Is Organizational Culture, and Why Does It Matter? – Gallup).
در تعریفی که ارائه دادیم اصول به معنای باورهای پایه‌ای است که سازمان تحت هر شرایطی خود را موظف می‌داند به آنها احترام بگذارد.
برای مثال یک تولیدکنندۀ محصولات لبنی در ایران را فرض کنید؛ این شرکت در هر شرایط و در هر موقعیتی که از نظر فنی و اقتصادی باشد، سلامت و بهداشت تولیدات خود را تضمین می‌کند و بر اساس قوانین سازمان غذا و داروی ایران به ارائه‌ی محصول می‌پردازد.
چنین شرکتی وظیفه دارد در صورتی که محصولات لبنی فاسد یا تاریخ گذشته به بازار عرضه کرد، تولیدات خود را جایگزین کند و به مقامات محصول پاسخگو باشد.
پس مسائلی مانند احترام به مشتری، پاسخگویی به افکار عمومی و کنترل کیفیت محصولات جزو اصولی هستند که این شرکت باید در محیط کار خود به آنها اهمیت بدهد.
رفتارها و عملکرد کارکنان، هم در روابط داخلی و هم در روابط خارجی، مجموعۀ تشکیل‌دهندۀ بخش دیگری از این مفهوم هستند.
شاید بهتر باشد با تعدادی سوال این موضوع را روشن کنیم. فرض کنید مدیریت یک شرکت با ابعاد متوسط را بر عهده گرفته‌اید. جواب شما به سوالاتی که در ادامه می‌آید تا حد قابل‌قبولی می‌تواند چارچوب فرهنگی سازمان شما را معین کند:
- چقدر کارمندان شما اهل رقابت سالم یا ناسالم هستند؟
- چقدر میل دارند وقتی یکی از همکارا‌‌ن‌شان به مشکل برخورد، به کمکش بیایند؟
- چه رابطه‌ای بین مدیران و کارمندان جزء وجود دارد؟
- نحوۀ برخورد کارکنان بازاریابی و فروش با مشتریان چگونه است؟
- تأمین‌کنندگان لوازم و مواد اولیه با کارکنان شما چه رابطه‌ای دارند؟
فضای ناسالم، فقدان صمیمیت بین کارکنان و حس متقابل بی‌تفاوتی یا تنفر بین مدیران و کارمندان جزء همگی باید مورد توجه مدیریت ارشد قرار بگیرد.
این مسائل مانند تابلوهای هشداردهنده در یک مسیر کوهستانی هستند: شما در موقعیت پرریسکی قرار دارید و باید در حرکات و تصمیمات خودتان احتیاط بیش‌تری نسبت به حالت عادی به خرج دهید.
در عین حال این نکته هم حائز اهمیت است که در درازمدت اگر می‌خواهید پیشرفت سازمان داشته باشید، همکاری کارکنان و تشویق روحیۀ کار تیمی اهمیت فراوانی دارد.
همین فضای فکری را می‌توانید به طور مشابه به رابطه با تأمین‌کنندگان (ورودی سازمان) و مشتریان (خروجی سازمان) هم تعمیم بدهید.
فرهنگ سازمانی: “در فضای سازمان، منظور از فرهنگ، مجموعۀ اصول، رفتارها و عملکرد کارکنان در ارتباط با یکدیگر، مشتریان و تأمین‌کنندگان است.”
اصول سازمان: مسائلی مانند احترام به مشتری، پاسخگویی به افکار عمومی و کنترل کیفیت محصولات جزو اصولی هستند که یک سازمان باید در محیط کار خود به آنها اهمیت بدهد.
رفتارها و عملکرد کارکنان: فضای ناسالم، فقدان صمیمیت بین کارکنان و حس متقابل بی‌تفاوتی یا تنفر بین مدیران و کارمندان جزء همگی باید مورد توجه مدیریت ارشد قرار بگیرد.
حالا شاید سوال این باشد که چرا این مسائل باید برای مدیران ارشد و منابع انسانی مهم باشد؟ چه خطری مجموعه‌ای که با فضای فرهنگی منفی سروکار دارد را تهدید می‌کند؟
چرا باید فرهنگ سازمانی را ارتقاء دهیم؟
مزایای ارتقاء فرهنگی محیط کار متعدد هستند و گرچه در نگاه اول چندان به چشم نمی‌آیند، اما باید میزان اثرگذاری آنها را در مقایسه با هزینه‌ای که برایشان کرده‌اید بررسی کنید.
در واقع با اصلاح و ارتقاء این حوزه می‌توانید کارکنان حرفه‌ای و نخبه جذب کنید، ارتباطات داخلی و خارجی خود را بهبود ببخشید و در نهایت مسیر را برای موفقیت سازمان هموار نمایید.
دست‌کم گرفتن چنین مزیت‌هایی، به خصوص در درازمدت، به هیچ عنوان به نفع مجموعه نیست. برای به دست آوردن مزایای فرهنگ قوی سازمان، مدیران باید فرهنگ سازمان خود و ارتباط آن با مهم‌ترین معیارهای عملکرد شرکت را به درستی شناسایی، اندازه‌گیری و نظارت منظم کنند.
همچنین لازم به ذکر است که در ایالات متحده تنها 21 درصد کارکنان احساس ارتباط با فرهنگ سازمان‌شان را دارند (Global Indicator: Organizational Culture – Gallup)؛ بنابراین لازم است مدیران در پی ارتقاء و تثبیت فرهنگ سازمانی خود باشند.
به طور کلی چهار دستۀ اصلی می‌توان برای مزایای این بهبود در نظر گرفت:
- افزایش بازدهی: وقتی کارمندان شما در فضایی صمیمی و دوستانه کار می‌کنند و روحیۀ تیمی آنها هم قوی است، طبیعتاً کارها سریع‌تر و راحت‌تر انجام می‌شوند و نتایج بهتری هم می‌دهند.
- رشد ارتباطات: ارتباط بین کارکنان در داخل مجموعه و نحوۀ برخورد آنها با مشتریان و تأمین‌کنندگان یکی از بدیهی‌ترین مزایای این امر است.
- جذب کارمند نخبه و کاربلد: وقتی در حوزۀ کاری خودتان به فرهنگ ایده‌آل و فضای کاری جذاب شهرت پیدا کنید، راحت‌تر می‌توانید کارمند نخبه و حرفه‌ای جذب کنید.
کارکنان ماهر و باتجربه یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های سازمانی هستند. بنابراین چنین مزیتی می‌تواند آورده‌های فراوانی برای مجموعۀ شما داشته باشد.
- خلاقیت بیش‌تر: خلاقیت کارکنان یک برگ برنده برای سازمان‌هاست، چون به آنها کمک می‌کند که در مواجهه با مشکلات و مسائل جدید بتوانند انعطاف بیش‌تری از خودشان نشان دهند و ضرر و زیان کم‌تری متحمل شوند.
گرچه راه‌های دیگری هم برای تقویت خلاقیت وجود دارد، اما بدون داشتن فضای فرهنگی مناسب نمی‌توانید تفکر خلاقانۀ کارکنانتان را تثبیت کنید.
حالا که به اهمیت ارتقاء پی بردیم، این موضوع مطرح می‌شود که چه راهکارهایی برای این کار وجود دارد و چه کارهایی را می‌توانید برای این هدف انجام دهید؟
روش‌های ارتقاء فرهنگ سازمانی
راهکارهای متعددی برای بهبود فرهنگ سازمانی ارائه شده‌اند و هیچ منبعی وجود ندارد که بتوانید از طریق آن، راه‌حل‌های جامعی را برای تمام موقعیت‌ها و تمام شرکت‌ها پیدا کنید.
با وجود این، پنج راهکار به شکل‌های گوناگون و با تعاریف تقریباً یکسان مطرح شده‌اند که با دنبال کردن آنها می‌توانید نتایج ایده‌آلی در سازمان خود بگیرید. این پنج راهکار به شرح زیر هستند:
- اهداف شفاف و قابل دست‌یابی برای سازمان تعیین کنید: از اهداف کوچک و در دسترس کارتان را آغاز کنید تا به مرور زمان بتوانید فضای کار را به شکلی که می‌خواهید تغییر دهید.
مثلاً «نظرخواهی منظم از کارکنان» می‌تواند در نحوۀ عملکرد یک بخش به شدت موثر باشد. یک حسابدار جزء شاید در جایگاهی نباشد که برای بخش حسابداری تعیین تکلیف کند، اما می‌توانید به نظرش به عنوان کسی که دائماً در آن محیط کار می‌کند اعتماد کنید.
- حس دلبستگی سازمانی را در کارکنان تقویت کنید: دلبستگی سازمانی به این معناست که کارمندان شما نسبت به موفقیت مجموعه بیش‌تر احساس مسئولیت می‌کنند و تلاش بیش‌تری را صرف اطمینان از آن می‌نمایند.
سازمانی که دلبستگی کارکنان بیش‌تری داشته باشد، راحت‌تر می‌تواند برای موفقیت خود برنامه‌ریزی کند. بحث دلبستگی گسترده است. برای مطالعۀ دقیق‌تر شما را به مطالب‌مان در این خصوص ارجاع می‌دهیم.
- کار تیمی و احترام به نظرات همکاران را تشویق کنید: تشویق کارکنانی که برای موفقیت تیم خود تلاش می‌کنند در دست‌یابی سریع‌تر به اهداف سازمان بسیار موثر خواهد بود.
اغلب، این روش را در قالب قدرشناسی سازمانی بیان می‌کنند که مطالب متعددی را پیش از این در این خصوص تدوین کرده‌ایم و شما را دعوت می‌کنیم تا با مطالعۀ آنها، با این مقوله بهتر آشنا شوید.
- به ارائه و دریافت دقیق فیدبک سازنده بپردازید: هم ارائه و هم دریافت فیدبک از بدنۀ سازمان و کارکنان جزء می‌تواند برای مدیران ارشد تصویر مناسبی از شرایط مجموعه فراهم کند.
مسائلی مانند مسموم بودن فضای کار، رقابت ناسالم و رفتارهای مخرب را باید از طریق بازخوردهای دوره‌ای استخراج کنید، چون گزارش‌های منابع انسانی شما قادر نیستند به خوبی این موضوعات را شفاف‌سازی کنند.
- محیط کاری ایمن و سالم برای کارکنان فراهم کنید: رفتارهای قابل‌قبول را مشخص کنید و استانداردی برای نحوۀ تعامل میان کارکنانتان به وجود بیاورید.
مثلاً حسابدارتان را توجیه کنید که نباید جزئیات کارهایش را با کارمندان بازاریابی در میان بگذارد. سپس می‌توانید سیاست‌های تشویق و تنبیه را برای اجرای بهتر آنها به کار بگیرید.
محیط کاری ایمن با مرزبندی‌های مشخص، بیش‌تر از آنچه که فکر می‌کنید برایتان سودآور خواهد بود و کمک می‌کند تا در کنار حفظ صمیمیت در فضای کار، از منافع سازمان هم حمایت نمایید.
جمع‌بندی
در این مطلب به بحث فرهنگ سازمانی پرداختیم و بحث کردیم که چه تعریفی دارد، چرا باید به آن اهمیت بدهید و چطور می‌توانید روی رشد و پیشرفت آن کار کنید.
بدیهی است که آنچه گفتیم بسته به شرایط شرکت‌ها و سازمان‌های گوناگون باید دستخوش تغییر شود، بنابراین فراموش نکنید که به عنوان یک مدیر باید بتوانید انعطاف کافی در کار داشته باشید تا به نتایج ایده‌آل برسید.
هرچه باشد پیشرفت فرهنگی مجموعه، هم در دورۀ مدیریت شما و هم در دوره‌های بعدی می‌تواند مفید باشد؛ بنابراین اثر چنین تصمیماتی را دست‌کم نگیرید.
بدون دیدگاه