چگونه عملکرد کارکنان را بهبود ببخشیم؟
این سوال یکی از رایج‌ترین سوالاتی است که مدیران در کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ از خود می‌پرسند. بهبود عملکرد کارکنان نیازمند سیاست‌گذاری دقیق و پایش شرایط سازمان تحت فرمان شماست و الزاماً دستورالعمل گام‌به‌گام و مشخصی ندارد.
با وجود این باید به این نکته هم توجه داشته باشید که مدیران طی دورۀ مسئولیت خود با کلکسیونی از چالش‌ها و موانع روبرو می‌شوند و بسیاری از آنها ریشه‌های مشترکی در سازمان دارند.
پس راه بهبود عملکرد نه اصلاح فردی کارکنان، بلکه تصمیم‌گیری برای تغییرات بنیادین در مجموعۀ شماست. حالا می‌توان راه‌حل‌های بهتر و عملی‌تری ارائه کرد تا با مشکلات مقابله کنیم.
در این مطلب به این موارد می‌پردازیم و بحث می‌کنیم که مدیر چه کارهایی می‌تواند برای ارتقاء بازدهی کارکنان خود انجام دهد.
اهمیت بهبود عملکرد کارکنان
امروزه در محیط رقابتی کسب‌وکار، داشتن نیروی کار با عملکرد بالا مهمتر از همیشه است. هر کارمند یک سرمایه‌گذاری جدی برای یک شرکت است، بنابراین بازدهی‌ای که هر کارمند ارائه می‌دهد باید قابل توجه باشد.
وبسایت بیزینس اینسایدر بررسی کرده است که شرکت‌های برتر فناوری چقدر به ازای هر کارمند درآمد دارند. یک کارمند با عملکرد عالی برای یک شرکت بسیار ارزشمند است. در واقع هیچ دارایی‌ای بالاتر از استعدادهای برتر وجود ندارد.
اثر مدیران بر بهبود عملکرد کارمندان
یک دفتر کار در بخش روابط‌عمومی یک شرکت را در نظر بگیرید. فرض کنید بر اساس عملکرد شرکت، بخش روابط‌عمومی اخیراً با افزایش انتقادات مشتریان مجموعه روبرو شده و این موضوع به کارمندان این قسمت فشار فکری وارد کرده است.
اگر مدیر روابط‌عمومی این فشار را به رسمیت بشناسد و تلاش کند آن را کاهش دهد، حداقل اثر مثبت آن، حفظ راندمان کاری کارکنان خواهد بود؛ چون این موضوع برای آنها اثبات می‌شود که مدیریت تلاش و کوشش آنها را ارج نهاده است.
در عین حال، اگر مدیر این فشار کاری را نادیده بگیرد یا انتقادات وارده از طرف مشتریان را کم‌اهمیت تلقی کند، با افت راندمان کارمندان روبرو می‌شود و دلیل آن نیز القاء این حس است که مدیر مذکور اهمیتی برای تیم تحت فرمانش قائل نیست.
مثالی که ذکر کردیم برای بررسی اثر مدیر بر کارمند، کاربرد مناسبی دارد. برخلاف آنچه که مدیران ممکن است تصور کنند، رفتار و کردار آنها قطعاً قادر است اعمال و رفتار کارمندان را دست‌خوش تغییر کند.
مثبت یا منفی بودن این تغییر و میزان شدت آن به شخصیت فردی هریک از کارکنان برمی‌گردد اما اثر آن در تمام کارکنان حس خواهد شد.
بنابراین با علم به این واقعیت، به عنوان مدیر باید تلاش کنید کارها و رفتارهایی را انجام دهید که کارکنان را در جهت مثبت هل دهد. هرچه باشد، هیچ مدیری علاقه ندارد تیم تحت فرمانش عملکرد ضعیفی از خود نشان دهد و توجه به این بحث نیز در همین راستا می‌باشد.
راهکارهای بهبود عملکرد کارکنان
بسته به اینکه چقدر بخواهید با جزئیات مسائل مختلف در این حوزه را بررسی کنید، مجموعه فعالیت‌های گوناگونی را هم می‌توانیم تعریف کنیم. اما به طور کلی می‌توان اکثر این فعالیت‌ها را در هفت دستۀ مجزا تقسیم‌بندی کرد:
- اصلاح فرهنگ سازمانی
- ایجاد انگیزه در کارمندان
- عدالت‌محوری
- توجه به بازخورد
- بهبود دلبستگی سازمانی
- شفافیت در ارتباط با کارمندان
- شناخت نقاط قوت، ضعف و محدودیت‌ها
در ادامه کمی بیش‌تر در هر کدام از این موارد ریز می‌شویم و تلاش می‌کنیم آنها را کمی شفاف کنیم.
-
اصلاح فرهنگ سازمانی
فرهنگ سازمانی ارتباط مستقیم با عملکرد کارکنانتان دارد، چون کلیت فضای مجموعه و رابطۀ میان کارکنان را مشخص می‌کند. در فرهنگی که کارمندان را به کار تیمی، کمک به همکار و ایجاد تعادل میان سخت‌گیری و سهل‌گیری توصیه می‌کند طبیعتاً بازدهی بالاتری خواهید داشت؛
در حالی که اگر فرهنگ سازمانی، مالامال رقابت ناسالم یا بی‌تفاوتی به عملکرد دیگران باشد خروجی مناسبی نخواهید داشت. اصلاح فرهنگ سازمانی کار آسانی نیست و نیاز دارید که در این باره با مدیر منابع انسانی خود ارتباط نزدیکی داشته باشید و اهمیت آن را نادیده نگیرید.
-
ایجاد انگیزه در کارمندان
«کارمندان بی‌انگیزه و بی‌تفاوت هرگز بیش از آنچه که فکر می‌کنند برایش حقوق می‌گیرند، برایتان کار نخواهند کرد.» این عبارت به این معناست که نارضایتی کارکنانتان چقدر می‌تواند در بازدهی آنها موثر باشد.
اگر کارمند بی‌انگیزه باشد، برای پروژۀ شما وقت اضافه‌ای صرف نمی‌کند؛ چون دلیلی برای تلاش بیش‌تر ندارد. ایجاد انگیزه در کارمندان به روش‌های مختلف ممکن می‌شود و عمدۀ آنها رابطۀ نزدیکی با روش برخورد مدیریت با کارکنان را دارد. یک مدیر مجرب، خوش‌برخورد و مهربان در مقایسه با مدیری خشن، بد دهان و عجول به مراتب انگیزۀ بیشتری در کارکنانش به وجود می‌آورد.
-
عدالت‌محوری
تمرکز بر روی اینکه هر کارمند بسته به فعالیتش به حق خود برسد، می‌تواند در بهبود عملکرد کارکنان به شدت موثر باشد؛ چون حالا برای آنها اثبات می‌شود که تا زمانی که به فکر انجام دقیق وظایف خود باشند، این تلاش به چشم مدیران بالادستی خواهد آمد. عدالت‌محوری می‌تواند در پرداخت حقوق، برخورد شخصی افراد و حجم مسئولیت‌ها به وضوح نمود پیدا کند.
فرض کنید دو کارمند کاملاً مشابه، با توانایی‌ها، تخصص، میزان تلاش و پست یکسان دارید. اگر کارمند «الف» حقوق بیشتری داشته باشد، مدیران با او بهتر برخورد کنند و حجم وظیفۀ کم‌تری هم بر عهده‌اش بگذارند، مشخصاً شرایط برای کاهش بازدهی کارمند «ب» فراهم می‌شود؛
چون حالا کارمند «ب» وجود تبعیض در سازمان را به خوبی درک می‌کند و به این نتیجه می‌رسد که تلاش بیش‌تر به معنای پیشرفت سریع‌تر نیست. این حس می‌تواند برای مجموعه بسیار خطرناک باشد، به خصوص اگر در ابعاد گسترده آن را مشاهده کنید.
-
توجه به بازخورد
توجه به بازخوردی که کارکنانتان در خصوص تصمیمات مدیریتی ارائه می‌کنند می‌تواند بسیار مهم باشد. به کمک بازخورد، یک مدیر قادر است برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت مجموعه را اصلاح کرده و راه را برای دست‌یابی راحت‌تر و سریع‌تر به اهداف هموار کند. بحث بازخورد گسترده است و در حوصلۀ این مطلب نمی‌گنجد، پس شما را به مطلب‌مان در این زمینه ارجاع می‌دهیم.
به مطلب مربوط به بحث بازخورد لینک شود.
-
بهبود دلبستگی سازمانی
زمانی که از مشارکت و ازخودگذشتگی فرد برای موفقیت تیم تقدیر شود، مجموعه به فردیت و نیازهای فردی وی اهمیت بدهد و ارزشمند بودن او را تأیید کند، با افزایش حس دلبستگی سازمانی روبرو می‌شوید.
در واقع کارمندان در سطوح مختلف نیاز دارند بدانند مجموعه، آنها را نه ابزارهایی برای رسیدن به هدف، بلکه انسان‌هایی می‌داند که تخصص و دانش خود را برای موفقیت در اختیارش قرار می‌دهند. این ویژگی رابطۀ نزدیکی با فرهنگ سازمانی دارد و در سلامت و رضایت‌بخشی محیط کار نیز به شدت موثر است.
کارمندی که دارای دلبستگی بالایی باشد بیش‌تر برای موفقیت سیستم احساس مسئولیت می‌کند، وظایفش را با دلسوزی بیشتری انجام می‌دهد، بازدهی بالاتری دارد، به سازمانش به مراتب وفادارتر می‌شود و از شغلش هم راضی‌تر است.
مشخصاً رفتار و عملکرد چنین فردی می‌تواند اثر مستقیم روی همکارانش داشته باشد؛ پس با نمایان شدن آثار این حس در سطح کلان هم روبرو می‌شوید. این بحث نیز گستردگی فراوانی دارد، شما را دعوت می‌کنیم تا از مجموعه مطالب ما در این زمینه هم استفاده کنید.
-
شفافیت در ارتباط با کارمندان
کارمندی که نمی‌داند از او چه انتظاری دارید، طبیعتاً بازدهی مناسبی هم نخواهد داشت. شفافیت در هنگام ارتباط برقرار کردن با کارکنانتان اهمیت فراوانی دارد، به خصوص در مورد اهداف مجموعه، نحوۀ انجام وظایف و احساسی که نسبت به عملکرد آنها دارید.
دقت داشته باشید شفافیت به این معنا نیست که هر نوع برخوردی با کارمندان ایراد ندارد، بلکه باید سعی داشته باشید در عین حفظ شأن آنها، نکات مدنظرتان را گوشزد کنید.
بگویید چه انتظاری دارید، تلاش کنونی آنها در چه سطحی است و چه کار باید انجام بدهند تا پیشرفت کنند.
نکتۀ مهم دیگر اینکه سعی کنید انتظارات خودتان را در سطح منطقی نگه دارید. قاعدتاً یک کارمند مبتدی به اندازۀ یک کارمند باتجربۀ کهنه‌کار در کار خود موفق نخواهد بود، پس تلاش نکنید آنها را هل بدهید تا راه صد ساله را یک روزه بروند!
-
شناخت نقاط قوت، ضعف و محدودیت‌ها
این موضوع به شناخت مدیر از افراد زیر مجموعه‌اش برمی‌گردد. یک مدیر موفق کسی است که نقاط قوت، ضعف و محدودیت‌های تک‌تک اعضای تیمش را به خوبی بداند و بر اساس آنها برنامه‌ریزی کند.
فرض کنید در یک شرکت نرم‌افزاری، دو کارمند استخدام می‌کنید: کارمند «الف» یک مهندس باهوش اما کم‌دقت است در حالی که کارمند «ب» سابقۀ طولانی در نظارت و اصلاح کدهای نرم‌افزاری دارد.
طبیعتاً در وظایفی که نیازمند دقیق بودن و کنترل جزئیات است، نباید انتظار داشته باشید کارمند «الف» عملکرد بهتری داشته باشد.
پس اشراف بر ویژگی‌های مثبت و منفی افراد می‌تواند در بهبود کارکرد آنها اثر مستقیم بگذارد. اما تمرکز بر نقاط ضعف عملکرد کارکنان را بهبود نمی‌بخشد و انتقاد مداوم، ایجاد یک رابطۀ قابل اعتماد برای یک مدیر و کارمند را تقریبا غیرممکن می‌کند. فقط 19 درصد از کارکنان به شدت موافق هستند که این رویکرد آنها را برای انجام کارهای برجسته ترغیب می‌کند.
The Workplace Has Changed. Has Your Performance Management System? (gallup.com)
جمع‌بندی
در این مطلب تلاش کردیم به این سوال جواب بدهیم که چگونه می‌توان عملکرد کارکنان را بهبود بخشید. مدیرانی که قصد دارند برای این منظور تلاش کنند، باید دقت ویژه‌ای را معطوف بر رفتار خود و کارمندان و ویژگی‌های ارتباطی میان این دو نمایند. با توجه داشتن به این مسائل و درنظر گرفتن نکاتی که تلاش کردیم برایتان تشریح کنیم، اقبال بیشتری در افزایش بازدهی نیروهایتان در شرکت خواهید داشت.
بدون دیدگاه