چگونه نرخ خروج را کاهش دهیم؟

برای بسیاری از مدیران بحث نرخ خروج کارکنان اهمیت اندکی دارد. این قبیل افراد در درازمدت با مشکلات عدیده‌ای در فضای تحت مدیریت خود مواجه می‌شوند: هزینه‌های فزایندۀ آموزش کارکنان جدید، تلاش دائمی مدیر منابع انسانی برای تکمیل کادر کارکنان و عقب ماندن پروژه‌ها شاید بدیهی‌ترین و واضح‌ترین این مشکلات به حساب بیایند.

بنابراین از دیرباز به شرکت‌ها پیشنهاد شده است که این امر را دست‌کم نگیرند و اثر آن در سطوح مختلف سازمان را دائماً رصد کنند.

با وجود این، این سوال پیش می‌آید که در صورت مشاهدۀ نرخ خروج بالا چه کاری باید انجام داد؟ در این مطلب تلاش می‌کنیم به این سوال پاسخ دهیم و راهکارهای کاهش نرخ خروج کارکنان را مطرح نماییم. با ما همراه باشید.

نرخ خروج کارکنان چیست؟

نرخ خروج بر مبنای تعداد کارمندانی است که در یک بازۀ زمانی معین (هفته، ماه یا سال) پست یا موقعیتی که پیش از این در آن قرار داشتند را ترک می‌کنند. هرچه این تعداد نسبت به کل کارمندان بالاتر باشد، طبیعتاً با نرخ بالاتری روبرو هستید.

صرف خالی شدن یک پست نمی‌تواند بار منفی داشته باشد. مثلاً کارمند «الف» را در نظر بگیرید که در یک شرکت بزرگ به عنوان مدیر جزء مشغول به فعالیت است.

در صورتی که منابع انسانی اعلام کند که این موقعیت خالی شده است، کم‌تر پیش می‌آید که مدیر ارشد، جزئیات علت را بررسی کند. به طور کلی برای خالی شدن این پست پنج احتمال می‌تواند وجود داشته باشد:

• بازنشستگی
• ترفیع
• تغییر جایگاه در سازمان
• استعفا
• اخراج

بازنشستگی، ترفیع و تغییر جایگاه برای مدیران نگران‌کننده نیستند.

اولی قابل پیشگیری نیست، دومی مهر تأییدی بر عملکرد صحیح منابع انسانی در جذب کارمند ایده‌آل است و آخری صرفاً نتیجۀ سیاست‌گذاری در سازمان برای چگونگی بکارگیری کارکنان به حساب می‌آید.

در هر کدام از این سناریوها، خالی شدن پست کارمند «الف» ارتباطی با مدیریت نخواهد داشت اما استعفا و اخراج را نباید نادیده گرفت.

در حالی که اخراج می‌تواند تنها به بی‌کفایتی فردی ارتباط داشته باشد، بسته به پست، ممکن است نشانه‌ای از ایرادات حاضر در فرهنگ سازمانی یا عملکرد یک بخش معین باشد.

به‌خودی‌خود این مورد چندان نگران‌کننده نیست، اما به هیچ وجه نمی‌توان این موضوع را در خصوص استعفا مطرح کرد.

اگر با میزان استعفای قابل توجهی در شرکت روبرو هستید، این موضوع را باید به منزلۀ یک زنگ خطر به حساب بیاورید، چون استعفای تعداد زیادی کارمند از مشکلات مهمی مانند ضعف در مدیریت تجربه کارکنان نشئت می‌گیرد که به راحتی می‌تواند عملکرد سازمان را تحت تأثیر قرار دهد.

به جز سازمان‌های بزرگ که جایگاه‌ها و پست‌های متعددی دارند، سه مورد اول اثر کم‌تری در رشد نرخ خروج کارکنان می‌گذارند.

اگر افزایش قابل توجهی را در نرخ خروج کارکنان مشاهده کنید اکثر اوقات به احتمال زیاد، این میزانِ استعفا و اخراج شماست که در حال بالا رفتن است و عمدتا این دو مقوله را با این افزایش در ارتباط می‌دانند.

در ادامه به این موضوع می‌پردازیم که چه عواملی در رشد نرخ خروج کارکنان (به خصوص استعفا) موثر است.

عوامل مؤثر در افزایش نرخ خروج کارکنان

شاید بدیهی‌ترین و جامع‌ترین پاسخ به اینکه چه عواملی در این امر موثر هستند، نارضایتی کارکنان باشد. نارضایتی می‌تواند علت‌های مختلفی داشته باشد.

حقوق ناکافی، فرهنگ سازمانی ناکارآمد و دلایل مرتبط با زندگی شخصی افراد شایع‌ترین دلایل ایجادکنندۀ نارضایتی هستند. اما شاید بزرگ‌ترین دلیل برای خروج کارمندان این باشد که هیچ مدیری تلاش نکرده است که آن‌ها را در سازمان نگه دارد.

طبق تحقیقات انجام‌شده، پنجاه و دو درصد از کارکنان خارج‌شده می‌گویند که مدیر یا سازمان آن‌ها می‌توانست کاری انجام دهد تا آن‌ها را از ترک شغل‌شان باز دارد، اما تنها حدود یک سوم از کارمندان سابق گفتند که قبل از ترک کار با مدیر خود در مورد آن صحبت کردند.

یکی دیگر از حالت‌هایی که نارضایتی را تشدید می‌کند، القای این حس به افراد است که مدیریت برای آن‌ها ارزشی قائل نیست.

این حس اگر به طور گسترده در مجموعه وجود داشته باشد، علامت نیاز جدی سازمان به تغییر سیاست و ارتقاء فرهنگ سازمانی خود است. در واقع در این حالت یا مدیران شما رفتار خوبی با کارکنان پایین‌دستی ندارند یا با افت احساس دلبستگی کارمندان به سازمان روبرو هستید.

حالت اول نیازمند بازنگری در اسرع وقت است و حالت دوم نشان می‌دهد که باید به فکر راه‌حلی مانند برنامۀ قدرشناسی سازمانی برای مجموعه باشید.

بحث دلبستگی کارکنان و قدرشناسی سازمانی موضوع‌های گسترده و بزرگی در منابع انسانی هستند و این مطلب کفاف پرداختن به آنها را نمی‌دهد، بنابراین پیشنهاد می‌کنیم به مقالات ما در این دو مورد مراجعه کنید.

مقالات مربوط به قدرشناسی سازمانی

مقالات مربوط به تعلق سازمانی

چرا نرخ خروج کارکنان اهمیت دارد؟

به چند دلیل بسیار مهم، نادیده گرفتن یا درک نکردن اهمیت بالا بودن این عدد در گزارش منابع انسانی می‌تواند برای مجموعۀ شما تبعات به همراه داشته باشد.

به این نکته باید توجه داشته باشید که این میزان، رابطۀ مستقیم با مشکلات درون سازمان شما دارد و صرفاً به این معنا نیست که با گذر زمان با کاهش آن روبرو خواهید شد.

در این مورد، باید سازمان را مثل یک بیمار فرض کنید و خود را جای پزشک بگذارید: نرخ خروج بالا در واقع یک علامت است که حضور بیماری در یک نقطۀ معین از بدن را نشان می‌دهد.

هرچه نرخی که منابع انسانی اعلام کرده است بالاتر باشد، با عارضۀ جدی‌تری روبرو هستید که می‌تواند سلامت و ادامۀ حیات مجموعه را با ریسک بیش‌تری مواجه کند.

مهم‌ترین عوارضی که دست‌کم گرفتن این علامت برای شرکت شما به دنبال خواهد داشت عبارتند از:

1. از بین رفتن شهرت و اعتبار مجموعه: از آن جهت مهم است که جایگزین کردن کارکنان و جذب کارکنان خبره را دشوار می‌کند.
2. اختلال جدی در عملکرد: خروج بالا به معنای این است که کسی برای انجام وظایف حضور ندارد و در نتیجه با عقب ماندن کارها روبرو می‌شوید.
3. کاهش روحیۀ کارکنان باقی‌مانده: وقتی کارمندان‌تان می‌بینند که همکاران‌شان یکی بعد از دیگری از جمع‌شان جدا می‌شوند، روحیۀ خود را از دست می‌دهند، بازدهی کاری آن‌ها پایین می‌آید و احتمال جدا شدن آن‌ها از مجموعه نیز بالا می‌رود.
4. ضربۀ جدی به رشد سازمان: چنین رویدادی به وضوح می‌تواند منجر به پایین آمدن سرعت رشد سازمان، توقف آن و حتی در صورت شدت یافتن، به افت کیفیت کاری شرکت منجر شود.

حالا که می‌دانیم نرخ خروج چیست و چرا باید اهمیت آن را مورد توجه قرار دهیم، وقت آن رسیده که به سراغ راه‌های کاهش آن برویم.

راهکارهای کاهش نرخ خروج کارکنان

چند راه برای کاهش نرخ خروج کارکنان وجود دارد که در درازمدت به کار سازمان خواهد آمد، منتها یک مدیر مسئولیت‌پذیر و توانا باید درک کند که اجرای آن‌ها نیازمند پیگیری و تلاش قابل توجهی است، پس با این دیدگاه به سراغ آن‌ها بروید که شاید در حال حاضر برایتان هزینه‌بر باشند اما طی سال‌های آتی در عملکرد مجموعۀ شما فوق‌العاده موثر خواهند بود.

سه راه اصلی برای کاهش این آمار عبارتند از:

• اصلاح ساختار استخدام: با اصلاح نحوۀ استخدام و تغییر روند ارزیابی کارمندان جدید در هنگام جذب آن‌ها، می‌توانید کارکنانی که به طور بالقوه هماهنگی کم‌تری با فرهنگ سازمانی و فضای کاری مجموعۀ شما دارند را همان ابتدا کنار بگذارید. این راه‌حل اغلب اولین موردی است که به ذهن مدیران می‌رسد و می‌تواند ذهن آن‌ها را از مشکلات موجود در بدنۀ سازمان منحرف کند.

• فیدبک‌گیری دائمی از کارمندان: فیدبک‌گیری و دریافت بازخورد کارکنان فعال در مجموعه راه آسانی برای شناسایی مشکلات حاضر در محیط کار است. باید این موضوع را بپذیرید که شرایط کاری در شرکت را نمی‌توان به طور شفاف از میان گزارش‌های منابع انسانی دریافت. گاهی کمی پرس‌وجو در سطوح پایین‌تر و نظرخواهی از کارکنان جزء می‌تواند به شما کمک فراوانی در یافتن مشکلات جاری سازمان نماید. بحث فیدبک و بازخوردگیری نیز بحث عریض و طویلی است و شما را به مطلبی که در این مورد تهیه کرده‌ایم ارجاع می‌دهیم: بازخورد یا فیدبک چیست؟

• افزایش دلبستگی کارکنان به سازمان: این مورد موثرترین روشی است که با کمک آن می‌توانید رشد و پیشرفت مجموعه در طولانی‌مدت را تضمین کنید. کارمندانی که به سازمان دلبسته باشند، بیش از حالت عادی برای موفقیت و دست‌یابی به اهداف تلاش می‌کنند و احتمال خروج آن‌ها نیز پایین می‌آید. بحث دلبستگی موضوع بسیار گسترده‌ای است و مجموعۀ مطالب ما در این مورد -که در بالا به آن اشاره کردیم- می‌تواند به مدیرانی که تجربۀ کم‌تری در این خصوص دارند، کمک کند تا تسلط بیش‌تری در این مورد پیدا کنند.

تفاوت نرخ خروج کارکنان با شاخص ریزش نیروی انسانی

نرخ خروج کارکنان و شاخص ریزش نیروی انسانی دو رویداد مختلف هستند که به‌خاطر شباهتی که دارند، اغلب به اشتباه به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. هر دو مورد، میزان خروج کارکنان از سازمان را نشان می‌دهند، با یک تفاوت بزرگ.

• نرخ خروج کارکنان: به شغل‌های خالی‌مانده در طولانی‌مدت و موقعیت‌های پر‌نشدۀ سازمان اشاره دارد و از آن برای اندازه‌گیری کاهش تدریجی نیروی کار در یک بازۀ طولانی استفاده می‌شود.
• شاخص ریزش نیروی انسانی: به موقعیت‌ها و مشاغل خالی‌ای گفته می‌شود که باید دوباره پر شوند. از این شاخص برای سنجش میزان اثربخشی یک سازمان در حفظ استعدادها و جذب کارکنان جدید استفاده می‌شود.

محاسبۀ نرخ خروج کارکنان 

با تقسیم تعداد کارمندانی که در یک دورۀ معین سازمان را ترک کرده‌اند بر میانگین تعداد کارمندان سازمان در همان دوره و ضرب مقدار آن عدد در ۱۰۰ می‌توانید نرخ خروج را محاسبه کنید.

نرخ خروج کارکنان = (میانگین تعداد کارمندان / تعداد ترک‌کنندگان) × ۱۰۰

به عنوان مثال، شرکت شما سال را با ۱۱۰ کارمند آغاز نموده است. در طول سال ۲۰ نفر از کارکنان، شرکت را ترک کردند و ۴ نفر استخدام شدند.

محاسبۀ تعداد کارکنان در پایان سال: ۹۴ = ۴+ ۲۰– ۱۱۰

محاسبۀ میانگین تعداد کارمندان در آن سال: ۱۰۲ = ۲ / (۱۱۰+ ۹۴)

محاسبۀ نرخ سالانۀ خروج کارکنان: ۱۹٫۶٪ =  ۱۰۰ × (۱۰۲ / ۲۰)

جمع‌بندی

در این مطلب ابتدا نیم‌نگاهی به تعریف نرخ خروج کارکنان انداختیم و در ادامه بحث کردیم که چه عواملی بر میزان آن موثر هستند و چرا مدیران نباید اهمیت آن را دست‌کم بگیرند.

در نهایت نیز به بررسی برخی از راه‌های بهینه و موثر برای کاهش آن پرداختیم. همان‌طور که گفته شد، چنین معیاری در واقع بیش از هر چیز نشان‌دهندۀ وجود یک مشکل اساسی در محیط کار شماست؛

بنابراین اگر می‌خواهید سازمان، عملکرد کنونی و آتی مناسبی داشته باشد، باید آن را به طور دائم پایش کرده و در صورتی که نشانه‌های حضور مشکلات نمایان شود، برای رفع آن‌ها اقدام کنید.

به این ترتیب مجموعۀ شما شانس بیش‌تری برای رشد، پیشرفت و سودآوری خواهد داشت و کارنامۀ مدیریتی بهتری نیز از شما به جای خواهد ماند.