نظام پیشنهادات کارکنان چیست و چه اجزایی دارد؟

مدیران اغلب شرکت‌های بزرگ دنیا، از هر پیشنهاد سازنده‌ای، برای بهبود و رشد کسب‌وکار خود استقبال می‌کنند. خواه این پیشنهاد از طرف یک مشاور حرفه‌ای کسب‌وکار ارائه شده باشد، خواه از طرف یکی از کارکنان که در پایین‌ترین سطوح سازمان، مشغول به کار است. در هر صورت، این پیشنهادات و ایده‌های به ظاهر ساده، می‌توانند تغییراتی ارزشمند در سازمان‌ها ایجاد کنند.

پذیرش این مسئله که هر ایده و پیشنهادی می‌تواند به یک تغییر کوچک یا بزرگ منجر شود، زمینه‌ساز شکل‌گیری مفهوم «نظام پیشنهادات کارکنان» در حوزه منابع انسانی و مدیریت شد. در ادامه مطلب با این سیستم، بیشتر آشنا شده و اجزای اصلی آن را بررسی خواهیم کرد.

نظام پیشنهادات چیست؟

بنابر تعریف وبسایت 1000 Ventures نظام یا همان سیستم پیشنهادات (Suggestions System) روشی است که به کمک آن، ایده‌ها و پیشنهادات کارکنان از طریق سلسه مراتب مدیریت، به سطوح بالاتر سازمان منتقل می‌شود. خاستگاه این روش نیز مانند بسیاری از روش‌های مدیریتی، به سازمان‌های ژاپنی ( در این مورد به شرکت تویوتا) بر می‌گردد.

نظام پیشنهادات که یکی از سیستم‌های مدیریت ناب (Lean Management) نیز هست، راهکاری هوشمندانه برای سازمان‌ها در ابعاد مختلف است که از طریق آن بتوانند با یک تیر، دو هدف بزرگ را نشانه بگیرند:

جمع‌آوری ایده‌ها و پیشنهادات سازنده‌ای که در نهایت به رشد، خلاقیت و نوآوری بیشتر سازمان کمک می‌کنند؛

القای حس ارزشمند بودن به کارکنان از طریق اهمیت دادن به نظرات، ایده‌ها و پیشنهادات آنها که در نهایت باعث بهبود تعلق کارکنان می‌شود.

اجزای یک نظام پیشنهادات موفق

وبسایت Inc. یک سیستم پیشنهادات موفق را شامل 4 جزء مهم می‌داند. این اجزا به تنهایی نمی‌توانند موفقیت این سیستم را تضمین کنند اما سازمانی که به هر 4 عامل توجه کند، موفقیت نظام پیشنهادات کارکنان در آن سازمان، تقریبا غیر قابل اجتناب خواهد بود. در ادامه این اجزا را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

پشتیبانی مدیران

اولین گام برای شکل‌گیری یک سیستم پیشنهادات کارآمد و موفق، پیشتیبانی همه‌جانبه‌ی مدیران سازمان از آن سیستم است. مدیران سازمان باید به‌طور مستمر علاقه و اشتیاق خود را به دریافت نظرات، ایده‌ها و پیشنهادات کارکنان خود مطرح کنند. این ابراز علاقه و اشتیاق نه تنها به‌شکل کلامی، بلکه باید در عملِ آنها نیز، نمایان باشد.

اجرای بهترین پیشنهادات که از طرف کارکنان ارائه شده است، یکی از بهترین روش‌های پشتیبانی عملی مدیران از این سیستم است. زمانی‌که کارکنان سازمان ایده‌های خود یا همکاران‌شان را در حال اجرا می‌بینند، اطمینان حاصل خواهند کرد که مدیران سازمان از چنین ایده‌هایی استقبال کرده و نسبت به آنها احساس خطر نمی‌کنند.

پشتیبانی مدیران به معنای پذیرش ریسک‌ها و عواقب اجرای ایده‌ها نیز هست. یعنی مدیران سازمان زمانی‌که ایده‌ای را پذیرفته و آن را به مرحله اجرا در آوردند، باید مسئولیت آن را به‌طور تمام و کمال بپذیرند و در صورت شکست ایده، انگشت اتهام را به سمت فرد ایده‌دهنده نشانه نگیرند!

بیشتر بخوانیم: سازمان مشارکتی چیست؟

ساختار مشخص

یک سیستم پیشنهادات موفق، دارای یک ساختار مشخص است. کارشناسان، توصیه می‌کنند برای این سیستم یک مدیر انتخاب شود. این مدیر باید در نخستین گام، از کارکنان بخش‌های مختلف سازمان، یک کمیته تشکیل دهد. در ادامه، مدیر سیستم پیشنهادات و کمیته آن وظیفه دارند:

یک ساختار مشخص برای دریافت و بررسی پیشنهادات ارائه کنند؛

به کارکنان آموزش‌های لازم در خصوص این ساختار را ارائه نمایند؛

کارکنان را در جریان آخرین اخبار و اطلاعات این سیستم قرار دهند؛

و به‌طور کلی این سیستم را مدیریت کرده و کارکنان را برای مشارکت هرچه بیشتر در آن تشویق کنند.

مشخص بودن سیستم

برای دریافت مشارکت حداکثری کارکنان در نظام پیشنهادات، لازم است که این سیستم در مقابل چشمان آنها باشد! یعنی برنامه‌های اجرایی این سیستم به‌طور مستمر از طریق اخبار، اطلاعیه‌ها و به شکل عمومی به همه بخش‌های سازمان ابلاغ شود.

از طرفی نحوه مشارکت و دسترسی به این سیستم نیز باید تا حد امکان ساده باشد. به حدی ساده که هر زمان یکی از کارکنان، مایل بود ایده یا پیشنهادی از طرف خود ارائه کند، به سریع‌ترین شکل ممکن و بدون هیچ پیچیدگی خاصی، این امکان برای او فراهم باشد.

قدردانی و ارائه پاداش به کارکنان

شاه‌کلید موفقیت یک سیستم پیشنهادات، قدردانی از کارکنان و ارائه پاداش به آنهاست. قدردانی از کارکنان به شکل مادی یا معنوی، یکی از مهم‌ترین روش‌هایی است که می‌تواند باعث افزایش مشارکت آنها در نظام پیشنهادات سازمان شود. این قدردانی باید در 2 سطح اجرا شود:

سطح اول)

قدردانی از کارکنانی که مشارکتی سازنده و مستمر در این سیستم دارند؛ هرچند ممکن است با ایده‌ها و پیشنهادات آنها موافقت نشده باشد.

سطح دوم)

قدردانی و ارائه پاداش به کارکنانی که با ایده‌ها و پیشنهادات آنها موافق شده و در صف اجرا قرار گرفته است.

نکته بسیار مهم در این مورد، «ارائه بازخورد» به کارکنانی است که در نظام پیشنهادات، مشارکت می‌کنند. یعنی ساختار این سیستم باید به‌گونه‌ای باشد که در آن تمامی ایده‌ها، نظرات و پیشنهادات؛ مورد بررسی قرار گرفته و نتیجه‌ی آنها در یک بازه زمانی مشخص ارائه می‌شود.

یعنی هر یک از کارکنان که پیشنهادی ارائه کرده است، باید پس از مدتی متوجه شود که با پیشنهاد او مورد پذیرش قرار گرفته است یا نه. این پاسخ باید به شکلی باشد که حس قدردانی به شخص، منتقل شده و انگیزه او را برای ارائه ایده‌های بعدی، حفظ نماید.

بیشتر بخوانیم: تقدیر سازمانی چیست؟

چطور سیستم پیشنهادات را در سازمان اجرا کنیم؟

یک نظام پیشنهادات موفق، یک اجرای حرفه‌ای را نیز طلب می‌کند. اجرایی که فقط به نصب «صندوق انتقادات و پیشنهادات» در سازمان ختم نشده و به امکانات گسترده‌ای نیاز دارد. استفاده از ابزارهای مناسب این کار، یک راهکار هوشمندانه برای اجرای موفق سیستم‌های پیشنهادات کارکنان در سازمان‌هاست.

ریکو (Reco) که قدردانی از کارکنان و اهمیت به جایگاه آنها را رسالت اصلی خود می‌داند، یک پلتفرم کاربردی برای اجرای حرفه‌ای سیستم پیشنهادات در سازمان‌ها ارائه کرده است. مجموعه ابزارهای ریکو:

یک «ساختار مشخص» برای نظام پیشنهادات کارکنان ایجاد می‌کنند؛

همیشه در مقابل چشم کارکنان قرار داشته و آنها را برای مشارکت در این سیستم تشویق می‌کنند؛

امکان «قدردانی از کارکنان» را به روش‌هایی خلاقانه فراهم می‌کنند؛

و در نهایت استفاده از این ابزارها، خود دلیل محکمی مبنی بر «پشتیبانی همه جانبه‌ی مدیران» از ایده‌ها، نظرات و پیشنهادات کارکنان خواهد بود.

بنابراین، ریکو با دربر گرفتن هر 4 جزء اساسی در نظام‌های پیشنهادات موفق، می‌تواند یک پلتفرم دیجیتال خوب برای اجرای این سیستم‌ها باشد!

با ریکو بیشتر آشنا شوید!