CFR چیست و چگونه آن را در سازمان خود، اجرا کنیم؟

گفتگو، بازخورد و قدردانی (CFR) شاید در نگاه اول فقط سه کلمه ساده به نظر برسند. کلماتی که بدون توجه به معانی آنها و اینکه چرا در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند، اهمیت‌شان آن‌طور که باید و شاید، به چشم نمی‌آید. اما این مفهوم، در سال‌های اخیر با روش OKR همراه شده و یک گام مثبت در جهت بهبود تجربه کارکنان و بهبود عملکرد آنها تلقی می‌شود.

چراییِ ایجاد CFR

برای آنکه با چیستیِ CFR آشنا شویم، ابتدا لازم است چراییِ بوجود آمدن این مفهوم را بررسی کنیم. چرایی ایجاد CFR به یکی از چالش‌ها و مشکلاتِ روش‌های «تعریف و پیگیری اهداف» از جمله روش OKR در بر می‌گیرد!

همانطور که می‌دانید، OKR یکی از روش‌ها و مدل‌های مرسوم برای تعریف و پیگیری اهداف سازمانی است. از این روش به عنوان یکی از سیستم‌های پاداش‌دهی به کارکنان نیز یاد می‌شود. دلیل محبوبیت OKR در این است که نسبت به روش‌های پیشین خود کامل‌تر بوده و بخش گسترده‌ای از مشکلات و چالش‌های آنها را برطرف کرده است. مشکلاتی از قبیلِ:

متمرکز نبودن

در روش‌های پیش از OKR، دقیقا مشخص نبود که کارکنان سازمان در هر بازه زمانی باید چه وظایفی را انجام دهند و به چه اهدافی برسند. در حالی‌که به کمک OKR، اهداف بر اساس اولویت‌های سازمان مشخص می‌شوند.

اختلافات بین تیمی

به دلیل مشخص نبودن اهداف کلان سازمان، هر تیم ساز خود را کوک می‌کرد و روی اولویت‌های خودش متمرکز بود. در صورتی‌که OKR با تعیین دقیق اهداف، فعالیت تیم‌های مختلف را در راستای دستیابی به آن اهداف، مشخص می‌کند.

بی‌مسئولیتی

از آنجا که اهداف و وظایف کارکنان به‌طور دقیق مشخص نبود، آنها عمدتا از وظایف خود شانه خالی می‌کردند و مسئولیت کار خود را نمی‌پذیرفتند. به کمک OKR و تعیین دقیق‌تر اهداف، وظایف افراد به خوبی تعیین شده و دیگر کسی نمی‌تواند وظایف خود را نادیده بگیرد.

رشد کم

بیشتر روش‌های پیش از OKR در نهایت منجر به رشد می‌شدند؛ اما رشدی بسیار کم. مثلا رشدی 5 درصدی، در حالی‌که سازمان و کارکنان آن پتانسیل رشدی 100 درصدی را داشتند. در حالی‌که OKR تیم‌ها را به برداشتن گام‌های بلند و دستیابی به اهدافی که بسیار دشوار به نظر می‌رسند، تشویق می‌کند.

ارزیابی عملکرد ناپیوسته

این همان چالشی است که به ایجاد CFR منجر شد و آن را باید نقطه تلاقی OKR و CFR دانست!

در بیشتر روش‌های تعیین و پیگیری اهداف، «ارزیابی عملکرد کارکنان» در بازه‌های زمانی طولانی مدت انجام می‌شد. مثلا در بیشتر این روش‌ها، ارزیابی فقط در انتهای سال انجام می‌شود و در این مدت، کارکنان از وضعیت عملکرد خود، هیچ اطلاعی ندارند!

روش OKR نیز با وجود ارائه بازه‌های زمانی کوتاه‌تر (سه ماهه یا فصلی ) از این قاعده مستثنی نیست. چراکه به نظر می‌رسد، برای ارزیابی کردن عملکرد کارکنان، بازه‌های سه ماهه نیز بسیار طولانی باشد!

به همین دلیل، افراد مختلفی از جمله جان دوئر (John Doerr)، CFR را مکملی ضروری برای OKR معرفی کردند. دوئر در کتاب «مهم‌ها را بسنجید» (Measure What Matters)، به این نکته اشاره می‌کند که OKR زمانی‌که با CFR همراه شود، هم قدرت واقعی خود را نشان می‌دهد و هم «ذات انسانی» آن نمایان می‌شود.

CFR چیست؟

گفتگو، بازخورد و قدردانی (Conversations, Feedback, Recognition) که به اختصار با عنوان CFR می‌شناسیم؛ مفهومی است که در کنار OKR قرار گرفته و در نهایت یک «سیستم عملکرد پیوسته» ایجاد می‌کند! در این سیستم، به‌طور پیوسته عملکرد کارکنان مورد ارزیابی قرار گرفته، به آنها بازخورد داده شده و از عملکرد مطلوب‌شان قدردانی می‌شود.

در ادامه هر قسمت از CFR را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم.

گفتگو (Conversations)

در مفهوم CFR، گفتگو کردن نقشی بسیار کلیدی دارد؛ البته نه هر گفتگویی! در اینجا منظور «گفتگوهای موثر» است که معمولا به صورت فردبه‌فرد (One-to-One) صورت می‌گیرد. یعنی مدیر تیم، با تک‌تکِ اعضای تیم خود گفتگو کرده و تلاش می‌کند ابتدا یک «شنونده‌ی خوب» باشد. در این گفتگوها:

مشکلات، چالش‌ها و اولویت‌های اعضای تیم مشخص می‌شود؛

ارتباط صمیمانه‌تری بین مدیر تیم و کارکنان شکل می‌گیرد؛

کارکنان می‌توانند از اختلافات خود با سایر اعضای تیم صحبت کنند؛

و در مجموع، با گفتگو کردن از ایجاد مشکلات آتی «جلوگیری» شده و برای چالش‌های موجود «راه حل» ارائه می‌شود.

در تمامی این گفتگوها باید «اعتماد» و «احترام» وجود داشته باشد. کارکنان سازمان‌ها بیش از پیش اعتماد و احترام را در روابط خود با مدیران‌شان مهم می‌دانند. تا جایی‌که به گزارش مطلبی از legaljobs، 67 درصد از کارکنان از چنین روابطی استقبال می‌کنند.

بازخورد (Feedback)

ارائه بازخورد یا فیدبک، به نوعی اصلی‌ترین علت ایجاد CFR است. همان‌طور که گفته شد، مشکل بیشتر روش‌های تعیین و پیگیری اهداف، از نقطه‌ای شروع شد که ارزیابی عملکرد کارکنان در بازه‌های طولانی صورت می‌گرفت. این در حالی بود که برخی از کارکنان، راه اشتباهی را در پیش گرفته بودند و هیچکس آنها را از این موضوع آگاه نمی‌کرد!

به کمک CFR می‌توان در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر، عملکرد مثبت یا منفی کارکنان را به آنها یادآور شد. بهتر است بازخوردهای منفی در همان جلسات فردبه‌فرد به کارکنان ارائه شود و بازخوردهای مثبت در جمع؛ در این صورت نتایج بهتری حاصل خواهد شد.

بیشتر بخوانیم: بازخورد (فیدبک) را چگونه در سازمان توسعه دهیم؟

قدردانی (Recognition)

قدردانی کردن از کارکنان، همان قسمتی است که به CFR ارزش می‌بخشد؛ یک ارزش انسانی! به کمک قدردانی، ارزشِ کار و ارزش حضور کارکنان در تیم و سازمان، به آنها یادآوری می‌شود. به رسمیت شناختن کارکنان و القای حس ارزشمندی به آنها، تاثیر قابل توجهی بر بهبود عملکردشان دارد و یکی از راهکارهای ایجاد احساس تعلق خاطر در کارکنان است.

روش‌های مختلف از جمله OKR، پاداش‌های مالی قابل توجهی برای کارکنان به همراه دارند. این موضوع از نظر مالی باعث ایجاد رضایت در کارکنان خواهد شد. اما نباید از این موضوع غافل شد که پاداش‌های غیر مالی و قدردانی‌های معنوی نیز، در جایگاه خود از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند.

چگونه CFR را در سازمان خود به اجرا در آوریم؟

باوجود آن‌که CFR یک مفهوم بسیار کاربردی و جذاب است که هر سازمانی را به استفاده از آن ترغیب می‌کند، اما اجرای CFR آن هم به شکلی «درست»، کار دشواری خواهد بود. به همین خاطر، باید برای بهبود و تسریع فرآیند اجرای CFR در سازمان خود از ابزارهای مختلفی کمک گرفت.

ریکو یک پلتفرم دیجیتال برای بهبود تجربه کارکنان و افزایش میزان دلبستگی آنها به سازمان‌شان است. پلتفرمی که به کمک آن می‌توان هر قسمت از CFR را با روشی خلاقانه و مدرن، در سازمان خود به اجرا درآورد. ابزارهای مختلف ریکو، با ایجاد بستری مناسب برای گفتگوهای موثر، ارائه بازخورد و تقدیر از کارکنان با روش‌هایی نوآورانه؛ به اجرای هرچه بهتر CFR در سازمان‌ها کمک می‌کنند.

برای آشنایی بیشتر با ریکو کلیک کنید.