تجربه دیجیتال کارکنان (DEX)

برای حمایت از تحول دیجیتال و منعطف سازی امکان انجام کار، سازمآن‌ها باید تجربیات فناوری محورکارکنان را بهبود بخشند. تقریباً همه سازمان‌ها تحول دیجیتال را در طول همه‌گیری کرونا سرعت بخشیدند، از امکان کار از راه دور گرفته تا مهاجرت به فضای ابری. سازمآن‌ها به سرعت فناوری‌های جدید را در عرض چند روز به کار گرفتند و فعلا برنامه‌ای برای کاهش این سرعت ندارند. بر اساس بررسی هاروارد بیزینس ریویو، 91 درصد از سازمان‌هایی که تحول دیجیتال را در طول همه‌گیری سرعت بخشیدند، قصد دارند پس از پایان همه‌گیری هم، همان روند را حفظ کنند یا حتی آن را تسریع بخشند. اما حفظ این روند مستلزم تغییراتی است که بزرگترین آن‌ها افزایش تمرکز بر تجربه دیجیتال کارکنان در محل کار است.

کارکنان، هسته اصلی هر تحول دیجیتالی هستند. بنابراین، بسیار مهم است که به ابزارها و فناوری‌های مناسب دسترسی داشته باشند تا کار خود را به طور مؤثر انجام دهند و به تسریع تحول کمک کنند. با این حال، طبق گفته گارتنر، تنها یک سوم کارمندان اعتقاد دارند که فناوری‌های مورد استفاده در سازمان مولد، توانمندساز و آسان هستند.

با اولویت‌بندی تجربه دیجیتال کارکنان (DEX)، سازمآن‌ها می‌توانند با موفقیت خود را با شتاب دیجیتال وفق دهند و از کار ترکیبی حمایت و استقبال کنند، یعنی کارکنان می‌توانند از خانه، دفتر کار یا هرجای دیگری به انجام امور محوله بپردازند.

در این مقاله به تجربه دیجیتال کارکنان، چرایی اهمیت آن، چالش‌های رایج و پنج مرحله برای شروع را مورد بحث قرار می‌دهیم.

تجربه دیجیتال کارکنان چیست؟

بیشتر سازمان‌ها به صورت پیش‌فرض بر تجربه کارکنان تمرکز می‌کنند ولی مؤلفه‌های سنتی مانند محیط فیزیکی، حقوق و مزایا و ایجاد رابطه مدیر و کارمند را در نظر می‌گیرند. به عنوان مثال، وقتی ساختمان طراحی مدرنی داشته باشد می‌تواند جرقه خلاقیت و همکاری را برانگیزد، مزایای مراقبت‌های بهداشتی و بیمه‌های درمانی می‌تواند رقابتی باشد و ممکن است کارکنان روابط مثبتی با مدیران خود داشته باشند – اما تجربه دیجیتال کارکنان، که اکثر اوقات روز آن‌ها را شکل می‌دهد، چه می‌شود؟ وظایف روزمره؟

تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) به طور خاص بر تعاملات کارمندان با فناوری‌هایی که روزانه در مشاغل خود با آن مواجه می‌شوند تمرکز می‌کند، به عبارتی بر فضای کاری دیجیتال آن‌ها و اطمینان از اینکه انعطاف‌پذیری و راحتی لازم برای دسترسی یکپارچه به هر برنامه کاربردی، در هر دستگاه و از هر مکانی را دارند یا نه. به عنوان مثال، اگر کارمندان از خانه کار می‌کنند یا به جلساتی حضوری با مشتریان می‌روند، آیا به برنامه‌های مهم کسب‌وکاری دسترسی دارند؟ اغلب، این نوع تجربیات هستند که نادیده گرفته می‌شوند.

جاش اولسون، مدیر تجربه کارمندان VMware، برای درک این موضوع از نمونه رانندگان کامیون در یک شرکت تولیدی استفاده می‌کند. گاهی اوقات، منابع انسانی نیاز دارد که این کارمندان کاری را انجام دهند، مانند ثبت کد بیمه، بدون DEX که به آن‌ها نحوه دسترسی به اطلاعات و مراحل انجام کار را بیان کند، رانندگان امکان انجام آسان این کار را نخواهند داشت. در واقع، آن‌ها ممکن است حتی ندانند که باید در چه چیزی اطلاعاتی ثبت کنند تا زمانی که به دفتر مرکزی بازگردند.

این فقط یک نمونه است. تجربه دیجیتال کارکنان از کارمندی به کارمند دیگر متفاوت است، چون گردش کار و فرآیندها برای هر نقش در سازمان متفاوت است.

چرا تجربه دیجیتال کارکنان مهم است؟

وقتی سازمان‌ها تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) مثبتی ارائه می‌دهند، دنیایی از فرصت‌ها را برای توانمندسازی کارکنان و دستیابی به نتایج کلیدی کسب‌وکار، از جمله بهبود رضایت کارکنان، افزایش تعلق خاطر و بهره‌وری، همکاری بهتر، نرخ حفظ کارکنان بالاتر و توانایی جذب استعدادهای برتر باز می‌کنند. این امر به ویژه زمانی که سازمان‌ها مدل‌های کاری ترکیبی را اتخاذ می‌کنند و افراد مستعد بیشتری را جذب کنند، بسیار مهم است. طبق گفته سیسکو، 64 درصد از کارمندان موافقند که توانایی کار از هر جایی به جای آمدن به دفتر کار، مستقیماً بر ماندن یا ترک شغل تأثیر می‌گذارد.

اما تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) فقط در مورد فعال کردن یک مدل کار از هر کجا نیست، بلکه در مورد ارائه ابزارهای مورد نیاز کارکنان در هنگام نیاز هم صدق می‌کند. اگر کارمندان دائماً در استفاده از برنامه‌ها برای تکمیل وظایف سرگردان هستند، یا درگیر فرآیندهای دست و پا گیر ورود به سیستم هستند، مولد نیستند – و احتمالاً از این بابت خوشحال هم نیستند.

وقتی سازمان‌ها بتوانند تجربه دیجیتال مثبتی ارائه دهند و اصطکاک دیجیتال را از بین ببرند، کارکنان می‌توانند از هر کجا که کار می‌کنند سازنده‌تر، مشارکت‌کننده‌تر و نوآورتر باشند.

چالش‌های رایج

ایجاد یک تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) ایده‌آل بدون چالش نیست، به همین دلیل است که بسیاری از سازمان‌ها در این حوزه تلاش می‌کنند.

اولین چالش، توجیه بودجه برای تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) است. از آنجایی که کرونا هزینه‌های مازادی را به سازمان‌ها تحمیل کرده است لذا مهم‌تر از هر زمان دیگری است که بدانیم چگونه سرمایه‌گذاری در این حوزه می‌تواند با کمک به کسب نتایج کسب وکاری سطح بالا باعث افزایش درآمد شود.

ثانیاً، سازمان‌ها باید بر تجزیه سیلو‌های درون سازمان تمرکز کنند. بخش‌های منابع انسانی، فناوری اطلاعات و بخش‌های مربوطه باید برای ایجاد دیدگاهی جامع از تجربه دیجیتال کارکنان خود همکاری کنند. هر بخش دیدگاه متفاوتی را ارائه می‌دهد که در مجموع به سازمان کمک می‌کند تا تجربه جامع‌تری ایجاد کند در نتیجه کارکنان را قادر می‌سازد متعهد، وفادار و سازنده بمانند.

اولسون در بخشی از صحبت‌های خود اظهار می‌کند “بسیاری از شرکت‌ها فکر می‌کنند، خب، تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) یک مساله IT است.” “اما IT روی برنامه‌ها و دستگاه‌ها تمرکز خواهد کرد. از سوی دیگر، برخی از مردم فکر می‌کنند که این موضوع مربوط به منابع انسانی است. خب، آن گروه روی گردش‌های کاری و فرآیندها تمرکز خواهند کرد. بنابراین، هر دو بخش با هم کار می‌کنند.”

چالش دیگر درک کارکنان است و اینکه به چه فناوری‌هایی نیاز دارند تا کارآمد کار کنند؟ کاربران نهایی شما چه کسانی هستند و چگونه کار می‌کنند؟ این‌ها سؤالات مهمی هستند که بسیاری از سازمان‌ها به دلیل عدم مشاهده گردش‌های کاری فردی و بینش رهبران ارشد کسب و کار، برای پاسخ به آن‌ها تلاش می‌کنند.

پنج مرحله برای ایجاد یک تجربه دیجیتال بهتر برای کارکنان

چندین مرحله وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند در حال حاضر برای شروع حرکت خود به سمت ارائه تجربه دیجیتالی ایده‌آل بردارند.

1. یک تیم DEX تشکیل دهید.

یکی از راه های شکستن سیلوها، تشکیل یک تیم چند تخصصی است. بر اساس یک نظرسنجی اخیر، 85 درصد از مدیران ارشد فناوری اطلاعات گفتند که در حال حاضر بیشتر از قبل از همه‌گیری با مدیران ارشد منابع انسانی همکاری می‌کنند. در حالی که این گامی در جهت درست است، یک تیم چند تخصصی بهبود تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) باید شامل کارکنانی از سراسر سازمان باشد – نه فقط منابع انسانی و فناوری اطلاعات. این به شکل‌گیری یک دیدگاه کل‌نگر کمک می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا بهتر بفهمد که کجا فرصت‌هایی برای توانمندسازی کارکنان بر اساس نقش شغلی وجود دارد.

2. شخصیت‌های پویا را توسعه دهید.

بسیاری از سازمان‌ها فکر می‌کنند که می‌دانند کارمندانشان به چه چیزهایی نیاز دارند، بدون اینکه هرگز از آن‌ها بپرسند یا گردش کار روزانه‌شان را بفهمند. با انجام نظرسنجی‌ها و مصاحبه‌های کارکنان و جمع‌آوری داده‌های IT  کاربر نهایی، تیم بهبود تجربه دیجیتال کارکنان (DEX) می‌تواند نقاط اصطکاک دیجیتالی را شناسایی کرده و شخصیت‌های پویا یا گروه‌هایی از کاربران نهایی را ایجاد کند که ویژگی‌ها، خدمات و یا الزامات مشترک دارند. این پرسوناها می‌توانند به عنوان چارچوبی برای اولویت‌بندی پیشرفت‌های فناوری و تخصیص منابع IT استفاده شوند.

3. در جلسات و رویدادهای مجازی که همکاری HR و IT را تقویت می‌کند، شرکت کنید.

آن دسته از رویدادهای مجازی که متخصصان HR و IT را گرد هم می آورد جستجو کنید و در آن شرکت کنید. این ملاقات‌ها می‌توانند اطلاعات و بینش فراوانی در مورد اینکه چه چیزی کارایی دارد و چه چیزی بی‌تاثیر است برای سازمان‌هایی ارائه دهد که در تلاش برای بهبود تجربه دیجیتال کارکنان خود هستند.

4. کسب و کار خود را برای تضمین حمایت مالی و اجرایی آماده سازید.

با ترسیم نیازهای شخصیت مشخص شده در مرحله دو برای کسب درآمد بالا، تیم بهبود تجربه دیجیتال کارکنان می‌تواند یک ارزش پیشنهادی قانع کننده را به سهامداران کلیدی ارائه دهد، از جمله اینکه چگونه این بهبودهای فضای کاری دیجیتال هزینه کل مالکیت (TCO) را کاهش می‌دهد. این یک گام حیاتی برای تامین بودجه است تا تیم DEX بتواند با یک برنامه اجرایی پیش برود.

5. با یک شریک فضای کاری دیجیتالی در ارتباط باشید.

دستیابی به تجربه بهتر دیجیتال کارکنان کار آسانی نیست، بنابراین تعامل با یک شریک شناخته شده به شدت توصیه می‌شود. یک مشاور مورد اعتماد می‌تواند در هر مرحله از راه – از برنامه‌ریزی گرفته تا اجرا و آموزش – کمک کند تا سفر شما به سمت توانمندسازی کارکنان روان و بدون وقفه باشد.

سخن پایانی:

تجربه دیجیتال کارکنان از اهمیت استراتژیک برخوردار است و نیاز به سرمایه‌گذاری کافی دارد، نه تنها در راه‌حل‌های فناوری، بلکه برای اطمینان از وجود افرادی برای راه اندازی، مدیریت و بهبود این راه‌حل‌ها. سرمایه‌گذاری مناسب در راه‌حل و همچنین افرادی که سرپرستی آن سیستم را ارائه می‌کنند، می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در کاهش نرخ خروج کارکنان داشته باشد. اغلب اوقات، سازمان‌ها در تجربه دیجیتال کارکنان کوتاهی می‌کنند و زیرساخت‌های خود را به درستی تامین نمی‌کنند. متأسفانه، گاهی اوقات تیم تحول دیجیتال از در دسترس بودن سطح مناسب سرمایه‌گذاری و منابع اطمینان ندارد.

پلتفرم بهبود تجربه کارکنان ریکو با فراهم سازی بستر ارتباط عمیق بین همکاران و مدیران، فراهم سازی امکان استفاده سازمان از نظرات کارکنان به صورت آنلاین و در هر لحظه از هر مکان، سهولت در اطلاع رسانی‌ها و کمک به شناخت همکاران و دیده شدن و مورد قدردانی قرار گرفتن توسط همه اعضای سازمان، با رعایت تمام نکات یک سیستم دیجیتالی کارا و اثر بخش، آماده همکاری با شرکت‌ها و سازمان‌های دغدغه‌مند در حوزه بهبود تجربه کارکنان است.

جهت دریافت اطلاعات بیشتر از طریق فرم درخواست دمو اقدام نمایید.