بازخورد یا فیدبک چیست؟

بازخورد (فیدبک) اطلاعاتی است که به یک فرد یا گروه ارائه می‌شود تا تاثیر رفتار و عملکرد خود را به منظور رسیدن به اهدافی خاص درک کنند. این اطلاعات حداقل در سه قالب ارائه می‌شود:

قدردانی: به رسمیت شناختن و پاداش دادن به رفتار و عملکرد افراد. قدردانی افراد را به هم نزدیک می‌کند و به آنها انگیزه می‌دهد، قدردانی امری حیاتی در سازمان است چرا که انگیزه درونی یکی از عوامل حیاتی برای افزایش کارآیی است.

مربیگری/کوچینگ: کمک به فرد برای توسعه دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌ها. در کوچینگ به احساسات پرداخته می‌شود تا به تعادل و تقویت روابط افراد کمک کند.

ارزیابی: ارزیابی فرد بر اساس مجموعه‌ای از استانداردها، همسو کردن انتظارات و اطلاع‌رسانی در مورد تصمیم‌گیری.

معمولا ارزیابی‌ها برای افراد همراه با احساس ترس و حالت تدافعی است. گاهی اوقات، وقتی کلمه بازخورد را می‌شنویم، دچار تپش قلب می‌شویم… اما مهم است بدانیم که بازخورد فقط شامل ارزیابی نیست.

زمانی که به افراد فیدبک عملی و منسجم ارائه شود، می‌توانند بینش بهتری نسبت به موفقیت‌ها و فرصت‌های بهبود خود پیدا کنند. بازخورد مثبت اهمیت ویژه‌ای دارد چون روحیه کارمندان را افزایش می‌دهد، کار خوب را تشویق می‌کند و به تعهد بیشتر نسبت به اهداف مشترک سازمان کمک می‌کند.

«مشتاق بازخورد بودن به فروتنی نیاز دارد و درک آن، به تجزیه تحلیل و اقدام مناسب بر اساس آن، به خرد نیاز دارد.»

اس. کاوی

هدف از ارائه بازخورد (فیدبک) چیست؟

شاید گاهی نتوانید راحت به دیگران بازخورد دهید اما مطالعات نشان می‌دهد افراد مشتاق دریافت فیدبک سازنده و مثبت هستند و در ارزیابی‌ها به مدیرانی که در ارائه بازخورد صراحت و صداقت دارند بالاترین رتبه را داده‌اند. بیشتر کارمندان تمایل دارند بدانند که چه کاری می‌توانند برای بهبود عملکرد خود انجام دهند و در صورتیکه دیر به دیر بازخورد دریافت کنند، سرعت پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها به شدت کاهش می‌یابد.

اشتباه رایج مدیران این است که بازخورد سازنده را روی کسانی متمرکز می‌کنند که به بهبود بیشتری نیاز دارند، در حالی که غفلت از ارائه بازخورد مثبت به بهترین عملکردها هم می‌تواند نرخ حفظ کارمندان شما را به خطر بیندازد و جایگزینی آن‌ها هزینه زیادی به سازمان تحمیل می‌کند.
به طور کلی بازخورد می‌تواند چندین هدف احتمالی داشته باشد:

• برای کمک به افراد در رشد شخصی
• جهت بهبود روابط بین افراد و گروه‌ها
• به منظور بهبود ارتباطات بین افراد و گروه‌ها
• برای کمک به افراد یا گروه‌ها برای بهبود عملکردشان
• جهت بهبود جو درون یک سازمان
• برای افزایش اثربخشی یک فعالیت یا ابتکار

منظور از بازخورد مثبت چیست؟

فیدبک مثبت نوعی ارزیابی است که بر نقاط قوت، استعدادها و دستاوردهای یک کارمند تمرکز دارد. وقتی بازخورد مثبت ارائه می‌دهید، به اعضای تیم خود اعلام می‌کنید که چه کاری را به درستی انجام می‌دهند و باید به انجام آن ادامه دهند. برخلاف بازخورد منفی که روی اشتباهاتی که انجام داده‌اند یا نیاز به بهبود دارند تمرکز می‌کند. ارائه و دریافت فیدبک برای همه مفید است در حالی که ارائه بازخورد ممکن است یک کار مدیریتی به نظر برسد، دیگر اعضای سازمان هم باید شناخت نقاط قوت همکاران خود را در اولویت قرار دهند. استفاده از بازخورد مثبت به افراد کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را بشناسند و تقویت کنند، زمینه‌های پیشرفت خود را توسعه دهند و حسی مثبت در محیط کار ایجاد کنند.

مقاله پیشنهادی: بازخورد ( فیدبک ) را چگونه در سازمان توسعه دهیم؟

ارائه بازخورد معنادار

برای اینکه بازخورد مثبت (یا منفی) تاثیرگذار باشد، باید قبل از ارائه به فرد به خوبی راجع به آن فکر شود. اگر می‌خواهید فیدبک مثبت ارائه دهید، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید به جزئیات خاصی اشاره کنید تا مخاطبان شما دقیقاً بفهمند که چه کاری را به خوبی انجام داده‌اند. در نتیجه، می‌توانند به این کارها ادامه دهند و آن‌ها را بهبود بخشند. یک مثال خوب از فیدبک مثبت معنی‌دار:

«شما یک ارائه بسیار عالی داشتید! بر اساس حقایق استدلال کردید و تحلیل شما هم خلاقانه و هم دقیق بود. همچنین هنگام ارائه، تعامل خوب و بالایی با مخاطبان داشتید و اطلاعات را به روشی واضح و جالب انتقال می‌دادید.»

در این مثال، شما جزئیات دقیقی راجع به ارائه اشاره کردید و مخاطب شما درمی‌یابد که در ارائه بعدی:

• با حقایق درستی استدلال کند.
• حقایق مورد استفاده خلاقانه و دقیق باشد.
• تعامل خوب و درستی با مخاطب برقرار کند.

اگر بازخوردی با جزئیات کمتر ارائه دهید، ممکن است فرد نداند که در طول ارائه چه نقاط قوتی دارد یا برای ارائه بعدی خود چه کاری را ادامه دهد.

نحوه ارائه بارخورد (فیدبک) مثبت

علی‌رغم اینکه بازخورد (فیدبک) نسبت به هر فرد و موقعیت متفاوت است اما چند روش کلی و برتر وجود دارد که می‌توانید در ارائه بازخورد بعدی خود در نظر بگیرید:

1. در صورت امکان، رفتار مثبت را به نتایج تجاری مرتبط کنید.
2. بازخورد را بلافاصله بعد از کار موردنظر ارائه دهید.
3. در صورت امکان و در صورت لزوم، اگر فکر می‌کنید که این بازخورد برای دیگران هم مفید است، در مقابل دیگران بازخورد مثبت ارائه دهید.
4. در حد امکان بازخورد را دقیق و با جزئیات ارائه دهید تا به گیرنده کمک کنید نتایج بازخورد مثبت را در موقعیت‌های آتی اجرا کند.
5. از دادن بازخورد مثبت مکرر و یا به دلایل بی‌اهمیت خودداری کنید تا ارزش و معنای بازخورد مثبت از بین نرود.
6. از ارائه بازخورد مثبت به شیوه یا لحن تحقیرآمیز خودداری کنید و هنگام ارائه بازخورد مثبت به مدیران بالادستی از لحن مناسبی استفاده کنید.

هرگز تمام بازخوردهای مثبت خود را به بررسی عملکرد سالانه یک کارمند موکول نکنید. هم بازخورد مثبت و هم انتقاد سازنده باید بلافاصله بعد از عملکرد موردنظر ارائه دهید. ارائه بازخورد به طور منظم، به تقویت آن در ذهن گیرندگان کمک می‌کند تا همیشه بدانند که در کجا ایستاده‌اند.

مزایای بازخورد (فیدبک) مثبت

برخی از افراد ممکن است با دریافت فیدبک انتقادی پیشرفت کنند، اما تاکید و تکیه بر بازخورد منفی و انتقادی می‌تواند روحیه را کاهش دهد، از بهره‌وری بکاهد و به طور بالقوه باعث می‌شود که کارکنان احساس قدردانی و ارزشمندی کمتری کنند. از سوی دیگر، تبدیل بازخورد مثبت به روندی منظم در محل کار، مزایای بسیاری دارد:

1. فیدبک مثبت باعث افزایش تعامل می‌شود.

فیدبک در مورد آنچه که مردم به درستی انجام می‌دهند می‌تواند منجر به افزایش تعامل افراد با کار و همکارانشان شود. برخی از مزایای افزایش تعامل شامل راحتی در به اشتراک گذاشتن ایده‌های جدید و اشاره به مشکلاتی است که باید به آن‌ها رسیدگی شود.

2. فیدبک مثبت از استانداردهای خاص سازمان پشتیبانی می‌کند.

ارائه و دریافت بازخورد مثبت که با استانداردهای سازمان شما همسو باشد، می‌تواند به شما و همکارانتان کمک کند تا کیفیت رفتار و کار مورد انتظار کارفرما را حفظ کنید، در نقش خود موفق باشید و راه را برای افزایش حقوق و ارتقاء شغلی باز کنید.

3. فیدبک مثبت، باعث بهبود عملکرد می‌شود.

بازخورد مثبت این قابلیت را دارد که مهارت‌ها و ویژگی‌های رفتاری افراد را بهبود بخشد، حتی اگر یک سمت مدیریتی هم داشته باشید برای افزایش و بهبود عملکرد نیاز به فیدبک مثبت دارید. بهبود عملکرد می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و به دستاوردهایی برای شغل و سازمان شما تبدیل شود.

4. فیدبک مثبت مقرون به صرفه است.

ایجاد یک محیط حمایتی و مثبت می‌تواند بهره‌وری را افزایش و استهلاک شغلی را کاهش دهد. در نتیجه فیدبک معنادار و منسجم از سمت مدیران و یا بین کارمندان، باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

پلتفرم ریکو بستری مناسب برای ارائه و دریافت فیدبک در لحظه از همکاران است، جهت دریافت نسخه دمو رایگان ریکو از اینجا اقدام نمایید.

چه زمانی برای ارائه بازخورد مناسب است؟

• برای دستاوردها یا پیشرفت‌های فردی

در جلسات یک به یک روزانه یا در لحظات پایانی ساعت کاری، از عملکرد برجسته فرد با یک یادداشت کوتاه قدردانی کنید.

• زمان انجام پروژه

جلسات گذشته‌نگر یا بازنگری موقعیت مناسبی برای بررسی پیشرفت، تجزیه و تحلیل مشکلات، پیش‌بینی مسائل آینده و تمجید از دستاوردهای فردی و تیمی است.

• زمانی که یک پروژه با موفقیت به پایان رسید.

جلسه‌ای برای تبریک به تلاش‌های تیم و برجسته کردن تلاش‌های فردی برگزار کنید و یک پیام کتبی تشکر و قدردانی برای تمام دست‌اندرکاران پروژه ارسال کنید.

• پس از شکست یک پروژه

جلسه‌ای برای بررسی و تجزیه و تحلیل اشتباهات تیم برگزار کنید تا در پروژه‌های بعدی اتفاق نیفتد و ابراز ایمان کنید به تیم و توانایی‌های فردی تا در پروژه‌های بعدی موفقیت حاصل شود.

• سازماندهی مجدد شرکت یا تغییر پروژه

در یک جلسه و یا در قالب یک پیام متنی دلایل تغییر، تأثیر مثبت مورد انتظار، مقابله با شایعات و به رسمیت شناختن اضطراب طبیعی کارمندان در ارتباط با تغییر را توضیح دهید.

سخن پایانی

ارزشمندترین سرمایه هر سازمانی داشتن کارکنان مولد و کارآمد است که آن سازمان را به سمت اهدافش سوق ‌دهد. مطالعات فراوانی ارتباط مستقیم بین عملکرد کارکنان و رضایت شغلی و انگیزه درونی آن‌ها و به طور کلی بهبود تجربه کارکنان را اثبات کرده است. علاوه بر ارزیابی، کارکنان به کسی نیاز دارند که متوجه عملکرد خوب و سخت کارکردن آنان شود. در این مقاله به اهمیت و چگونگی بازخورد صحیح پرداختیم. اگر نیاز به بستر مناسبی برای توسعه فرهنگ بازخورد و توسعه فرهنگ قدردانی در سازمان دارید همین حالا نسخه نمایشی (دمو) پلتفرم ریکو  را از اینجا درخواست نمایید.